"ทำงานอยู่บ้าน ก็สร้าง Creative Ideas ได้ "

พวกเราชาว HR โดยเฉพาะสายงาน Training and development คงมีเรื่องให้ปวดหัวไม่น้อยเลยในระหว่างยุคแห่ง New Normal นี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดสัมมนาเอย การจัดการประชุมเพื่อระดมสมองเอย หรือการจัด Workshop ต่าง ๆ ล้วนแล้วแต่ได้รับผลกระทบทั้งทางตรงและทางอ้อมไปตาม ๆ กัน อย่างไรก็ดี Harvard Business Review ได้มีการออกมากล่างถึงเรื่องนี้เช่นกัน โดยได้ระบุว่า แม้การทำงานแบบ Remote Work นั้นจะเต็มไปด้วยอุปสรรคเชิงการสื่อสารรายบุคคล แต่อย่างไรก็ตามเราจะยังสามารถ “ระดมความคิด และสร้างสรรค์ผลงานเจ๋ง ๆ ได้” ไม่แพ้กับการทำงานแบบเจอหน้ากันที่ออฟฟิศเลย

เทคนิคแรกสุดที่อยากจะลองแนะนำให้ HR ใช้คือ “การนิยามปัญหา” (Define the problem)

HRD สามารถจัด Session สนุก ๆ ให้กับพนักงานได้เป็นการ Ice Breaking หรือจะจัดเป็น Mini-workshop ก็ยังได้ โดยเทคนิคนี้นั้นอาจจะเริ่มจากการถามอะไรง่าย ๆ ก่อน โดยเป็นการรื้อความทรงจำของพนักงานที่ทุกคนเคยมีร่วมกัน เช่น

- เราต้องทำอย่างไรหากเกิดน้ำท่วมใหญ่ในบริษัท
- เราจะปรับปรุงการต่อคิวในโรงอาหารอย่างไร
- เราจะพัฒนาระบบที่จอดรถอย่างไร

เรื่องพวกนี้เป็นเรื่องธรรมดา ๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับหลาย ๆ คนมาแล้ว หรือเป็นปัญหาทั่ว ๆ ไป ที่ทุกคนสามารถรื้อเอาความทรงจำ หรือประสบการณ์เก่า ๆ ขึ้นมาแสดงความคิดเห็นได้ เมื่อทุกคนเริ่มคุ้นเคยกับบรรยากาศการระดมความคิดเห็นแล้ว (แน่นอนว่าสามารถให้ทุกคนเปิดไมค์เอาไว้ได้เลย เราต้องการเสียงของทุกคนในช่วงเวลานี้) HR ค่อยโยนโจทย์ต่อไปที่เริ่มต้องการการนิยามปัญหาให้หนักขึ้น เช่น

- อะไรทำให้ธุรกิจของเราสามารถแข่งขันได้ในยุคหลังจากนี้? และอะไรคือปัญหาที่แท้จริง?
- ถ้า HR จะต้องสร้าง Hybrid Workplace ขึ้นมา อะไรที่จะทำให้มันไม่โอเค?

การนิยามปัญหาเป็นเทคนิคที่นิยมใช้กันบ่อยในเชิงการสร้างนวัตกรรม เช่น James Dyson คิดค้นระบบเครื่องดูดฝุ่นของ Dyson ก็เริ่มมาจากการตั้งคำถามง่าย ๆ ว่า อะไรคือปัญหาของเครื่องดูดฝุ่นทุกวันนี้? (ซึ่งหลายคนอาจจะตอบว่า ฝุ่นมันเข้าไปค้างในถุง และทำให้ถุงสกปรก แถมตอนทำความสะอาดก็ลำบากอีก) ซึ่งจริง ๆ ปัญหาของเครื่องดูดฝุ่น ไม่ใช่ “ถุง” แต่เป็น “การแยกฝุ่นจากอากาศในขณะที่เข้าสู่ภาชนะบรรจุ” ด้วยการนิยามปัญหาแบบนี้ Dyson จึงได้คิดค้นระบบหมุนเวียนอากาศของเครื่องดูดฝุ่นอันเป็นนวัตกรรมที่โด่งดังขึ้นมาได้

เชิญคนเข้าร่วมให้เยอะเข้าไว้

ทั้งนี้ เราต้องอาศัยประโยชน์ของ Virtual Meeting จากการที่ไม่จำเป็นจะต้องมีสถานที่ทำให้เราสามารถจัด workshop ด้วยจำนวนคนที่ไม่จำกัด แต่อย่างไรก็ตาม คำถามสำคัญที่ HRD มักชอบถามก่อนจัดงานสัมมนาเสมอคือ “ต้องเชิญใครบ้าง” ซึ่งเราขอตอบด้วยเทคนิคการระบุโดยตำแหน่ง และหน้าที่ เช่น หากการประชุมนี้ต้องการคนที่เป็น Customer-facing ก็ควรเชิญผู้แทนขาย หรือ Key Account Executive เข้ามาร่วม หากต้องการไอเดียจากฝั่งการผลิต ก็ควรเชิญ Production Manager หรือ วิศวกรเทคนิคเข้าร่วมด้วย

ให้การบ้านไปทำมาก่อน

ประโยชน์อย่างหนึ่งของการจัดสัมมนาแบบ Virtual คือ แต่ละคนจะมีเวลาที่ว่างไม่ตรงกัน ทำให้เราสามารถใช้เป็นเหตุผลในการทำ Pre-workshop หรือส่งการบ้านไปให้อ่านหรือทำก่อนได้ ทั้งนี้ แนวคิดแบบ Groupthink นั้นบอกเราว่า หากเราปล่อยให้คน ๆ เดียวนั่งคิดหรือออกไอเดียคนเดียว แล้วทำพร้อมกันหลาย ๆ คน จะทำให้เกิดไอเดียที่สร้างสรรค์ได้มากมาย แต่หากเราจับคนหลาย ๆ คนมานั่งออกไอเดียในสถานที่เดียวกันจะเกิดการ “ตามน้ำ” ขึ้นตลอดเวลา ทั้งนี้เนื่องจากมนุษย์มีความไม่มั่นใจในคำตอบของตัวเอง รวมถึงมักคิดว่าไอเดียใครที่ได้รับการตอบรับดีมักเป็นไอเดียที่ดี ทำให้หลายคนทิ้งไอเดียต้นฉบับที่ตัวเองเคยคิดมาทั้ง ๆ ที่อาจเป็นความคิดที่เยี่ยมไปเลยก็ได้ไปเสียอย่างนั้น

ใช้เทคนิค 6-3-5 ให้เป็นประโยชน์

ดังที่กล่าวไปข้างต้น การสร้างไอเดียที่ดีควรจะเริ่มต้นจากคน ๆ เดียวก่อน เทคนิคแบบ 6-3-5 คือ ให้คน 6 คนเขียนไอเดียของตัวเองไว้บนกระดาษ (ในที่นี้เราอาจจะใช้เทคนิคการแยกห้องบน Zoom หรือ Channel ใน Microsoft Teams) หรือเขียนบท Virtual Whiteboard แล้วแปะเป็น Digital Post-it เอาไว้ โดยขอคนละ 3 Post-it หรือ 3 Ideas จากนั้นให้แต่ละคนเวียนเอาไอเดียของคนอื่นมาเขียนเพิ่มเติมไอเดียของตัวเองเข้าไป ทำแบบนี้ซ้ำไปซ้ำมาจนครบ 5 ครั้ง เราจะได้รายการไอเดียที่พรั่งพรูออกมาเต็มไปหมด แล้วจึงนำมารวมกลุ่มกันเพื่อหาไอเดียที่นำไปใช้ต่อยอดต่อไป

ใช้การวาดภาพเพิ่มความสร้างสรรค์

นอกเหนือจากการระดมความคิดทางคำพูด และการเขียนตัวหนังสือแล้ว อีกเทคนิคหนึ่งที่เราอยากแนะนำให้ทำคือ การยกกระดาน Whiteboard ขึ้นมาแล้วให้ทุกคนช่วยกันเขียนไอเดีย (ไม่เน้นความสวยงาม) อาจจะเป็นการให้ลองเปรียบเทียบปัญหาที่กำลังเจอ หรืออุปสรรคที่เรากำลังเผชิญหน้าอยู่ แล้วลองเทียบกับของเพื่อนร่วมงาน หรือของหัวหน้าว่ามีอะไรเหมือนหรือแตกต่างกันไหม ทั้งนี้มีงานวิจัย ที่ระบุว่า การสร้างไอเดีย หรือการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนนั้น หากใช้การวาดร่วมกันกับการเขียนในระหว่างการประชุม จะทำให้ผู้เข้าร่วมออกความคิดเห็นต่าง ๆ ได้ดีขึ้น และสดใหม่ขึ้น

สำหรับเทคนิคในการระดมความคิด หรือการพัฒนาพนักงานในยุค Remote Work หรือ New Normal คงมีอะไรให้เราได้เรียนรู้และแลกเปลี่ยนกันได้อีกหลากหลาย อย่างไรก็ตามอยากเชิญชวนทุกท่านให้มาเข้าร่วมงาน Thailand HR Forum 2020 ที่จะจัดแบบ Virtual Conference สามวันเต็ม ๆ ระหว่างวันที่ 18 – 20 สิงหาคมนี้ โดยในงานดังกล่าวจะมีผู้เชี่ยวชาญและนักปฏิบัติในงาน HR ระดับประเทศและระดับโลกมาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไม่เฉพาะแค่เรื่อง Remote Work หรือ New Future of Work แต่ยังอัดแน่ไปด้วยเนื้อหาและสาระอื่น ๆ อีกเพียบ

แล้วพบกันที่งาน ‘THAILAND HR FORUM 2020’
Bridging the New Normal : Agile People, Performance and Platform
ในรูปแบบของ Virtual Conference ด้วย Digital Platform
วันที่ 18-20 สิงหาคม 2563
รายละเอียดเพิ่มเติม https://bit.ly/2NUbK6K
ลงทะเบียนได้ที่ www.hrforum2020.com
#ThailandHRForum2020

Source : http://mechanicaldesign.asmedigitalcollection.asme.org/article.aspx?articleid=1449997




Infographic: วราภร แซ่ปึง (Content Development and CoP Facilitator, PMAT)