HR กับการจัดการ Hybrid Workplace

Hybrid Workplace คืออะไร?

ในช่วงวิกฤตการณ์ Covid-19 ที่ผ่านมานั้น การทำงานแบบ New Normal เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตคนทำงานมากขึ้น การตื่นตอนเช้าแล้วไม่ต้องฟันฝ่าสภาพการจราจรที่ใช้เวลาหลายชั่วโมงก่อนจะถึงสถานที่ทำงาน ถูกลดระยะลงเหลือแค่เวลาไม่กี่นาที (ขึ้นอยู่กับความเร็วในการอาบน้ำของแต่ละคน) แต่ในขณะเดียวกันบางพื้นที่ในหลาย ๆ ประเทศเริ่มควบคุมสถานการณ์ดังกล่าวได้ดีขึ้นลดจำนวนผู้ติดเชื้อในประเทศจนเหลือ 0 ทำให้ประชาชนสามารถเตรียมกลับมาทำงานภายในหลักการ Social Distancing ได้ เช่นประเทศไทยของเรา ดังนั้นเราจึงเริ่มเห็นนโยบายของการ “เปิดออฟฟิศ” ปรากฏออกมาในช่วงนี้มากขึ้น ในขณะที่พนักงานบางท่านยอมรับว่าการทำงานจากบ้านแม้จะดูเหมือนดี แต่ก็มีอุปสรรคมากมายที่ไม่ตอบโจทย์การทำงานเช่นกัน เช่น สภาพแวดล้อมของที่บ้าน หรือปัญหาเรื่องการเชื่อมต่ออินเตอร์เนท จึงเป็นเหตุให้พนักงานกลุ่มนี้มีความรู้สึกอยากกลับเข้าออฟฟิศมากกว่า โลกของการบริหารงานบุคคลในภาวะปัจจุบันนั้นจึงเป็นโลกที่ผสมระหว่างคนที่อยาก “ผสาน” การทำงานทั้งสองแบบเข้าด้วยกัน และในขณะเดียวกันบริษัทก็เปิดกว้างมากพอที่จะอนุญาตให้พนักงานสามารถเลือกการทำงานได้ตามความเหมาะสม เราจึงมักเรียกการทำงานแบบนี้ว่า Hybrid หรือเป็น”ลูกผสม” ระหว่างทั้งสองแบบ

อย่างไรก็ดี ในฐานะของ HR ที่จะต้องรับมือกับความเป็น “ลูกผสม” แบบนี้นั้น จำเป็นจะต้องเตรียมความพร้อมในเรื่องต่าง ๆ เพื่อให้เอื้ออำนวยให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ยั่งยืนต่อไป เนื่องจากไม่มีใครตอบใน ณ ขณะนี้ว่าเราจะต้องอยู่ในสถานการณ์แบบนี้ไปอีกนานเท่าไหร่

1. ออกแบบแผนการช่วยเหลือเพื่อพนักงาน

มีคำกล่าวหนึ่งในตำราเรื่อง Crisis Management บอกเราว่า “ความกลัวเกิดจากความไม่แน่นอน” พนักงานจำนวนมากเมื่อเริ่มรู้ตัวว่าการทำงานในบริษัทของตัวเองนั้น อาจจะไม่ได้กลับไปสู่สภาวะปกติอีกต่อไปแล้ว ดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะมีคำถามเกิดขึ้นข้างในใจเต็มไปหมด ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเครียด และความกลัว โดยอาจนำไปสู่ผลการปฏิบัติงานที่ถดถอยลงหากไม่ได้รับการดูแลที่ถูกจุด หลายองค์กรเลือกใช้การออกแบบสวัสดิการที่เหมาะสมกับการทำงานจากที่บ้านมากขึ้น เช่น การให้ค่าอินเตอร์เนทเพิ่มขึ้นเนื่องจากการประชุมส่วนมากจะเป็นการประชุมแบบออนไลน์มากขึ้น หรือบางแห่งก็ให้เป็นสวัสดิการเงินกู้ยืมระยะสั้นแบบปลอดดอกเบี้ย แต่อย่างไรก็ตามวิธีการแก้ไขดังกล่าวเป็นเพียงการแก้ปัญหาในระยะสั้นเท่านั้น การแก้ปัญหาระยะยาวเช่นเรื่องการช่วยเหลือสภาพจิตใจก็สำคัญเช่นกัน เราเห็นหลาย ๆ บริษัทเริ่มออกแบบสวัสดิการแบบ Tele-Health เพื่อให้พนักงานที่มีความยากลำบากในการออกจากบ้านสามารถมีที่ปรึกษาอย่างจิตแพทย์ หรือนักบำบัดจิตได้ อย่างไรก็ตามในสภาวะของการทำงานแบบ Hybrid แบบนี้นั้น อาจเกิดความสงสัยในตัวพนักงานหลาย ๆ คนที่จะต้องเดินทางมาทำงานแต่เพื่อนร่วมงานกลับได้ทำงานจากที่บ้าน ประเด็นนี้เชื่อว่าถ้าหากเราบริหารจัดการไม่ดี

2. สร้างความยืดหยุ่นในการทำงาน

การสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานไม่ได้หมายความแค่เฉพาะเรื่องเวลาเข้างาน แต่หมายถึงการ Set up KPI หรือการวัดผล หรือการประเมินการปฏิบัติงานด้วย ซึ่ง HR อาจเริ่มจากการปรับเปลี่ยนวิธีการตั้งแต่การบริหารความคาดหวังโดยสื่อสารกับผู้บังคับบัญชาทุกระดับให้เข้าใจถึงการเตรียมความพร้อมในการบริหารความคาดหวังของลูกน้อง บางบริษัทใช้ทุกเช้าวันจันทร์ในการคุยเรื่องนี้เพื่อปรับเปลี่ยนแผนของแต่ละทีมให้เข้ากับสภาวะปัจจุบันในเร็วที่สุด อย่างที่บอกว่าความยืดหยุ่นคือเรื่องสำคัญ ดังนั้นการจัดเตรียมการประชุมขอให้คำนึงสองเรื่องหลัก ๆ ไว้ หนึ่งคือจำนวนคนเข้า ไม่จำเป็นต้องลากทุกคนมาเข้าร่วม และสองคือช่องทางการสื่อสาร ที่อาจจำเป็นจะต้องเป็นการวิดีโอให้เห็นหน้ากันมากกว่าเพียงส่ง Text ในโปรแกรม Chat เป็นต้น การบริหารความคาดหวังในช่วงเวลานี้นั้นนับเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการบริหารคน หลายบริษัทยังไม่ยอมปรับตัวเรื่องการปรับเปลี่ยนแผน หรือ KPI ที่เป็น Hard KPI เช่นยอดขาย หรือกำไร อาจทำให้เกิดสภาวะของความตื่นกลัวของพนักงานขึ้นได้ ซึ่งนั่นอาจจะไม่ใช่ผลดีในระยะยาวเนื่องจากไม่มีใครตอบได้ว่าเหตุการณ์ในครั้งนี้จะดำเนินยาวนานต่อไปอีกแค่ไหน

3. สร้างการมีส่วนร่วม

ห้ามทิ้งใครไว้กลางทางเป็นเด็ดขาด หลายบริษัทมีการแสดงออกอย่างชัดเจนว่าหากใครมาทำงานที่ออฟฟิศได้นั้นคือคนที่มีวินัยและมีความรับผิดชอบ ดังนั้น เวลาที่มีการประชุมกันจึงไม่ชวนคนที่ทำงานที่บ้านเข้าร่วมด้วยโดยให้เหตุผลง่าย ๆ ว่า ก็ทุกคนอยู่กันที่ออฟฟิศกันหมดแล้ว การสร้างวัฒนธรรมในองค์กรแบบนี้อาจสร้างความเข้าใจผิดให้เกิดขึ้นได้ในระยะยาว และเป็นการสร้างการเมืองในการทำงานขึ้นมาโดยไม่ใช่เรื่องดี HR ต้องคอยระมัดระวังอย่าให้เกิดเรื่องแบบนี้ขึ้นเป็นอันขาด วัฒนธรรมที่ควรจะเกิดขึ้นในตอนนี้คือ “การร่วมมือร่วมใจกันแม้จะอยู่กันคนละที่” การสร้างการมีส่วนร่วมจะกลายเป็นวัฒนธรรมที่เชื่อมโยงทุกคนไว้ด้วยกัน คนจะไม่รู้สึกไร้ค่า โดดเดี่ยว หรือถูกทอดทิ้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากในอนาคตบริษัทต้องการปรับให้เกิดการทำงานแบบ Hybrid 100% ก็จะเป็นการเตรียมความพร้อมที่ดี

4. ทำให้สนุกเข้าไว้

HR มีเครื่องมือหลากหลายที่จะทำให้การทำงานนั้นมีความสุขแม้จะไม่ได้อยู่ด้วยกัน อาจใช้เครื่องมือที่พนักงานคุ้ยเคยอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นเกมออนไลน์ หรือห้องประชุมออนไลน์แต่สอดแทรกไปด้วยความสนุกเข้าไปได้ หากท่านสนใจสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่ 

5. ให้หัวใจเป็นเครื่องมือ

สิ่งหนึ่งที่ HR ทำได้ และควรทำในช่วงนี้ คือการเอาหัวใจมาใช้เป็นเครื่องมือประกอบกับเทคโนโลยี ขอได้โปรดอย่าใช้เพียงแค่ Online Survey ที่สอบถามพนักงานไปเรื่อย ๆ ทุกอาทิตย์ ขอให้ท่านโปรดสละเวลาสัก 5 นาทีเพื่อลองสอบถามพนักงาน one-on-one ผ่านระบบ MS Teams / Zoom / Line เพื่อให้พนักงานได้รับทราบว่าท่านยังมีความห่วงใยอยู่ในภาวะที่ยากลำบาก บางองค์กรใช้ระบบการส่งเมล์ให้พนักงานทุกอาทิตย์และบังคับให้พนักงานทุกคนทำกลับมา พร้อมมี % บอกว่าหน่วยงานไหนตอบช้าสุด หรือไม่ตอบติดกันมากี่อาทิตย์ การทำ Survey แบบนี้นอกจากจะไม่ได้รับความจริงแล้ว อาจสร้างความเข้าใจผิดให้กับพนักงานได้ด้วย