สิ่งที่คุณต้องรู้ เมื่อต้องการออกแบบ และ เลือกใช้บริการ LMS

• ดิจิทัล เป็นทางออกเดียวที่จะปลดล็อกความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาว
• เพื่อพัฒนาให้พนักงานมีทักษะเพียงพอต่อการขับเคลื่อนองค์กรในยุค New Normal องค์กรควรแสวงหาเครื่องมือออนไลน์เพื่อสนับสนุน ให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ ทุกที่ ทุกเวลา
• เงินทุกๆ ดอลลาร์ที่ลงทุนใน e-learning จะทำ Productivity ขององค์กรเพิ่มขึ้น มากกว่า 30 เท่า
• ก่อนการพัฒนาและการนำหลักสูตรการเรียนรู้ไปใช้ ควรสำรวจความท้าทายและปัญหาที่พนักงานกำลังเผชิญอยู่
• LMS ที่ดีควรสามารถใช้เทคโนโลยี AI และ IoT มาใช้ เพื่อมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่สมจริงและเป็นประโยชน์ให้กับผู้เรียน
• ซอฟต์แวร์ LMS ควรใช้งานง่าย หากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ขัดขวางประสบการณ์ผู้ใช้ (UI / UX) พนักงานของคุณจะไม่มีแรงจูงใจในการเข้าใช้งาน
• LMS ที่ดีที่สุดควรช่วยให้คุณสามารถวัดผลพนักงานเทียบกับมาตรฐานที่คุณตั้งไว้

การระบาดทั่วโลก ของไวรัส COVID-19 เป็นปัจจัยสำคัญที่เร่งกระแสการเปลี่ยนแปลงด้านดิจิทัล ก่อนหน้าการแพร่ระบาดของ COVID-19 ธุรกิจจำนวนมากเลือกที่จะชะลอการเปลี่ยนแปลงด้านดิจิทัล เนื่องจากวิธีการ "เก่า" ของพวกเขายังคงได้ผลในระดับหนึ่ง แต่ภายหลังการระบาดใหญ่ได้เร่งอัตราการพัฒนาหลายสิ่งบนโลก และทำให้ธุรกิจในทุกภาคอุตสาหกรรม ตระหนักว่า “หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงมากพอ” องค์กรจะ “ไม่มีประสิทธิภาพและไม่สามารถแข่งขันได้” ดังนั้น “ดิจิทัล” จึงเป็นทางออกเดียวที่จะปลดล็อกความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาว

ปัจจุบัน องค์กรต่างๆมีแนวโน้มที่จะมีความหลากหลายของพนักงานเพิ่มขึ้น (Diversity) ในขณะเดียวกันองค์กรต้องเผชิญความท้าทายรอบด้าน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนจะมีทักษะที่จำเป็นต่อการประสบความสำเร็จในสายอาชีพของตน และ มีมากพอสำหรับการขับเคลื่อนองค์กรในยุค New Normal องค์กรทุกประเภทจึงมุ่ง แสวงหาเครื่องมือออนไลน์เพื่อสนับสนุน ให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ ทุกที่ ทุกเวลา ตามความสะดวกของแต่ละคน LMS จึงเป็นตัวเลือกลำดับต้นๆที่องค์กร กำลังพิจารณาเลือกใช้

บทความนี้เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับ LMS และฉายภาพให้เห็นความยอดเยี่ยมของ LMS ในการส่งเสริมการเรียนรู้

เริ่มต้นที่ทำความรู้จักว่า LMS คืออะไร

LMS ย่อมาจาก Learning Management System ภาษาไทยใช้ว่า “ระบบการจัดการการเรียนรู้” LMS เป็น Software-as-a-Service (SaaS) ให้บริการผ่านอินเทอร์เนตบนเว็บแอปพลิเคชั่น โดยผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้บริการได้ตามความต้องการตลอด 24 ชั่วโมง LMS มีคุณสมบัติแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับผู้พัฒนา โดยหลักๆแล้ว LMS ทำหน้าที่ช่วยให้ผู้เรียนและผู้สอนสื่อสารกันได้ ผ่านเครื่องมืออำนวยความสะดวก เช่น e-mail ห้องสนทนา กระดานถาม - ตอบ นอกจากนั้นแล้ว LMS ยังมีองค์ประกอบที่สำคัญ ที่ช่วยให้การเรียนรู้เกิดผลลัพธ์ที่น่าพอใจ คือ มีกระบวนการจัดการหลักสูตร (Course Management) การติดตามความคืบหน้าของผู้เรียนบนระบบเพื่อให้ผู้สอนสามารถนำไปวิเคราะห์ ติดตามและประเมินผลการเรียนการสอนได้ (Progress Tracking) รวมถึง การออกหลักฐานรับรองการประเมินตามที่หลักสูตรกำหนด (Creation Certification)
LMS ที่ดีควรมีเนื้อหาหลากหลาย พร้อมด้วย ภาพ เสียง เอกสารประกอบการเรียนการสอนและออกแบบการเรียนรู้ให้ ผู้เรียนมีปฏิสัมพันธ์กับการเรียนรู้ ผู้สอนสามารถ "ตอบโต้" กับผู้เรียนได้ หรือเรียกง่ายๆ ว่าเป็น การเรียนรู้แบบตอบโต้ (interactive education) LMS ที่ทันสมัยที่สุดในขณะนี้ มีคุณสมบัติ ช่วยให้ผู้ใช้งานสนุกกับประสบการณ์การเรียนรู้ซึ่งรองรับการเรียนรู้ในรูปแบบ gamification และ สนับสุนุนการเก็บข้อมูล (data collection) รวมถึง social learning services

เมื่อลงทุนใน LMS องค์กรจะได้รับผลตอบแทนอย่างไร

สำหรับองค์กรธุรกิจ LMS มีประโยชน์อย่างชัดเจนในการช่วยให้การฝึกอบรมง่ายขึ้น ลดต้นทุน และ ให้ประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อเปรียบเทียบ LMS และ การฝึกอบรมแบบออฟไลน์ LMS ง่ายต่อการนำมาปรับใช้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายร้อยคน หรือ องค์กรที่มีสาขากระจายในพื้นที่ต่างภูมิภาค ปัจจุบันธุรกิจชั้นนำหลายแห่งใช้ LMS เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้ออนไลน์อย่างแพร่หลาย โดยนำมาใช้ในกิจกรรม อาทิ Compliance training การฝึกอบรมเพื่อให้ Certification รวมถึงการสัมมนาในรูปแบบ Video Seminars

กล่าวโดยสรุปแล้ว การลงทุนใน LMS มีความคุ้มค่ากับองค์กร คุ้มค่าอย่างไร อาจเริ่มจากการพิจารณาโดยใช้คำถามที่ว่า
“ทำไมองค์กรต้องส่งเสริมการเรียนรู้ให้พนักงาน?” เพราะนี่คือต้นทุนที่องค์กรต้องจ่าย เมื่อจ่ายแล้วองค์กรจะได้อะไร?

แน่นอนว่า ผลลัพธ์จากการเรียนรู้ ของพนักงาน ทำให้เกิด ทักษะ และชำนาญในงานที่ทำ และรวมถึงเกิดความสามารถใหม่ ย่อมส่งผลลัพธ์โดยตรงต่อตัวพนักงาน เมื่อรอบรู้ในงานที่ทำมากขึ้น จะส่งผลให้มีความก้าวหน้าในอาชีพ และมีโอกาสได้รับค่าตอบแทนที่สูงขึ้น จุดนี้เองที่องค์กรจะได้รับผลประโยชน์ไปด้วย กล่าวคือ เมื่อคุณสามารถนำ LMS มาใช้เพื่อลดช่องว่างด้านทักษะและความรู้ของพนักงานแต่ละคน องค์กรจะมีพนักงานที่มีทักษะสูงขึ้น สามารถเพิ่มผลผลิต และเพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กรได้มากขึ้นไปด้วย ดังนั้นองค์กรต่างๆจึงไม่ควรดูถูกพลังที่ยอดเยี่ยมของ LMS สิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญคือ การเสนอโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้และพัฒนาความสามารถอยู่เสมอ

จากการ ศึกษาของ PeopleStrong ผู้นำด้านการให้บริการเทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดการและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และผู้เชี่ยวชาญ ที่มุ่งเน้น การออกแบบชีวิตการทำงานเพื่ออนาคต (New Code of Work) พบว่า บริษัท ที่มีโปรแกรมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม มีรายได้สูงขึ้น 218% และอัตรากำไรสูงขึ้น 24% เมื่อเทียบกับ บริษัท ที่ไม่มีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการและยังพบอีกว่า การใช้งาน LMS เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการสนับสนุนการเรียนรู้ การวิจัยของ IMB พบว่าเงินทุก ๆ ดอลลาร์ที่ลงทุนใน e-learning จะทำให้เกิด Productivity ที่เพิ่มขึ้น มากกว่า 30 เท่า การศึกษาเดียวกันยังแสดงให้เห็นว่าผู้เข้าร่วม e-learning ยังเรียนรู้เนื้อหามากกว่า 5 เท่าในช่วงเวลาเดียวกันกับหลักสูตรการเรียนรู้แบบเดิม

นอกจากนี้ PeopleStrong ยังได้รวบรวม 10 ประโยชน์สูงสุดของ LMS ไว้ประกอบด้วย

1. ช่วยลดต้นทุนการเดินทางและเวลาจ่ายเงินให้กับผู้เรียน
2. สามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ ทุกเวลา
3. ลดความซับซ้อนของกระบวนการเรียนรู้
4. อัปเกรดข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และ ง่ายดายจากฐานข้อมูลเดียว
5. ทำให้ผู้เรียน ผู้สอน เพลิดเพลินไปกับความสามารถในการประเมินผล
6. เรียนรู้จาก a single centralized portal
7. ขจัดอคติและช่วยให้ผู้เรียนก้าวไปตามจังหวะความสนใจเฉพาะบุคคล
8. เนื้อหาที่คุณเรียนรู้ไม่มีวันหายไป
9. ทำให้องค์กรเห็นภาพชัดเจนว่าแต่ละแผนกใน บริษัท ใช้จ่ายอะไรบ้างเกี่ยวกับการ ฝึกอบรม
10. ส่งเสริมการมีกิจกรรมร่วมกันระหว่างผู้ใช้งาน

อัตราเติบโตของตลาด LMS ทั่วโลก มีแนวโน้มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลระบุว่า โดยเฉลี่ยต่อปี (CAGR) ระหว่างปี 2020 ถึง 2024 อัตราเติบโตอยู่ที่ 20.31% ทั้งนี้เพราะได้รับแรงหนุนจากตลาดโทรศัพท์มือถือที่กำลังเติบโตและความนิยมที่เพิ่มขึ้นของนโยบาย Bring Your Own Device (BYOD) ที่หลายองค์กรนำมาใช้ ซึ่งเป็นการให้พนักงาน นำอุปกรณ์ของตัวเองมาใช้ในสถานที่ทำงาน โดยอาศัยการเชื่อมต่อระบบ Network ขององค์กร รวมถึงสืบเนื่องมาจากการพัฒนาของ AI และ คุณสมบัติของ Augmented Reality (AR) ที่เพิ่มมากขึ้น อีกทั้งการเพิ่มขึ้นของการนำ gamification มาใช้ในการเรียนรู้

เมื่อคุณทราบถึงความสำคัญของการเรียนรู้เพื่อพัฒนาทักษะความชำนาญ และเพิ่มองค์ความรู้ใหม่ให้พนักงานให้มีสอดรับกับสถานการณ์ปัจจุบันและรองรับการเติบโตในอนาคตขององค์กร รวมถึงได้เห็นประโยชน์ของการนำเอา LMS มาใช้แล้ว การตัดสินใจเลือกใช้ LMS ยังไม่ใช่สิ่งที่คุณควรทำในทันที

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจก่อนว่า การเรียนรู้ การฝึกอบรม และการพัฒนาเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับธุรกิจ แต่เป็นการยากที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะมีส่วนร่วมกับการเรียนรู้และทำให้การลงทุนใน LMS นั้นมีคุณค่าและสร้างความคุ้มค่าให้องค์กร

จากการสำรวจของ Harvard Business Review พบว่า 70% ของพนักงานไม่มีความเชี่ยวชาญในทักษะที่จำเป็นในการทำงานและมีพนักงานเพียง 12% ที่ใช้ทักษะใหม่ ๆ จากการฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของพวกเขา แม้ว่าคุณจะลองใช้ LMS แต่คุณจะไม่ได้รับประโยชน์หากไม่ได้รับการออกแบบหรือใช้งานอย่างถูกต้อง

โดยธรรมชาติแล้ว ความต้องการเรียนรู้ของแต่ละคน มีความแตกต่างกัน สิ่งที่ใช้ได้ผลกับบางคนอาจใช้ไม่ได้กับคนอื่น วิธีที่ดีที่สุดในให้ประสบการณ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้เรียน คือการเลือก LMS ที่สามารถนำเสนอในรูปแบบ interactive รองรับสื่อและรูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลายอาทิ วิดีโอภาพและเสียง การทำ role-plays และ gamification

PeopleStrong ผู้นำด้านการให้บริการเทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดการและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และผู้เชี่ยวชาญ ที่มุ่งเน้น การออกแบบชีวิตการทำงานเพื่ออนาคต (New Code of Work) ได้แนะนำเกี่ยวกับกระบวนการก่อนนำ LMS มาใช้ ไว้ดังนี้

ทำให้พนักงานเข้าใจว่าประโยชน์ของหลักสูตร

หน้าที่สำคัญขององค์กร โดยเฉพาะผู้มีหน้าที่โดยตรงในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ต้องช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าประโยชน์ของหลักสูตร ดังนั้นก่อนการพัฒนาและการนำหลักสูตรการเรียนรู้ไปใช้ ควรสำรวจความท้าทายและปัญหาที่พนักงานกำลังเผชิญอยู่ และควรปรับสื่อการเรียนรู้ให้สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้เรียนอยากรู้และควรเป็นบทเรียนที่ช่วยแก้ไขที่พนักงานเผชิญอยู่อย่างทันท่วงที หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าหลักสูตรมีสำคัญ องค์กรก็มีแนวโน้มที่จะเห็นผลตอบแทนจากการลงทุน LMS และอัตราการเรียนรู้สำเร็จตามหลักสูตรของผู้เรียนจะเพิ่มขึ้น

Create education pathways เพื่อช่วยให้พนักงานเข้าใจภาพรวมของการเรียนรู้

ควรออกแบบ การเรียนรู้และการฝึกอบรมให้ง่ายที่สุดสำหรับพนักงานเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเข้าไปใช้ประโยชน์ ข้อแนะนำเพิ่มเติม คือ ควรใส่คำอธิบายหลักสูตรเพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าชั้นเรียนจะครอบคลุมอะไรและจะช่วยพวกเขาในการพัฒนาองค์ความรู้เพื่อการทำงานหรือความก้าวหน้าทางอาชีพได้อย่างไร

ใช้ประโยชน์จากพลังของ AI

AI สามารถช่วยระบุช่องว่างของทักษะที่พนักงานขาด และอุปกรณ์ IoT สามารถช่วยให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมเชิงลึกและซับซ้อนโดยไม่จำเป็นต้องจัดกิจกรรมขนาดใหญ่โตหรือใช้ระยะเวลานาน
Mrigank Tripathi รองประธานSaaS ของ PeopleStrong เชื่อว่าในอีก 5 ปีข้างหน้าจะมีแนวโน้มหลัก 2 ประการที่ส่งผลต่อการศึกษาออนไลน์ โดย เขาเล่าว่า“ AI จะถูกฝังอยู่ในวิธีการเรียนรู้อย่างมากและ IoT (โดยเฉพาะเลนส์ที่สวมใส่ได้ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต) จะนำไปสู่ การฝึกอบรมตามความต้องการ (training-on-demand) และ contextual learning” ดังนั้นLMS ที่ดีควรสามารถใช้เทคโนโลยีทั้งสองนี้เพื่อมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่สมจริงและเป็นประโยชน์มากขึ้นให้กับผู้เรียน

ทำให้ใช้งานง่ายที่สุด

ผู้เรียนของคุณควรสามารถเข้าสู่ระบบและค้นหางานที่ได้รับมอบหมายหรือค้นหาการฝึกอบรมในเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น ซอฟต์แวร์ LMS ควรใช้งานง่าย หากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ขัดขวางประสบการณ์ผู้ใช้ (UI / UX) พนักงานของคุณจะไม่มีแรงจูงใจในการเข้าใช้งาน ในทางตรงกันข้ามหากผู้ใช้สามารถเพลิดเพลินกับประสบการณ์การเรียนรู้ที่ไม่ติดขัดพวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะใช้เวลากับเรียนรู้และลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรที่หลากหลาย

คำนึงถึงบริการให้ความช่วยเหลือและการให้คำแนะนำ

คนส่วนใหญ่แม้กระทั่งผู้ที่เติบโตในโลกดิจิทัลก็ยังไม่คุ้นเคยกับการเรียนรู้ออนไลน์ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณรู้ว่าจะต้องไปที่ไหนหากต้องการความช่วยเหลือ กรณีเลือกใช้ผู้ให้บริการจัดการระบบ LMS ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงระบบ LMS หรือปรับปรุงหลักสูตรและเนื้อหาสำหรับผู้เรียนในอนาคตได้

LMS ที่ดี ต้องสามารถประเมินผลการเรียนรู้ได้

โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายการเรียนรู้ได้หากคุณไม่ทราบจุดเริ่มต้นจุดสิ้นสุดและความก้าวหน้าระหว่างการเรียนรู้ของพนักงาน ดังนั้นอย่าลืมกำหนดชุดทักษะและความสามารถที่คุณต้องการสำหรับแต่ละบทเรียน LMS ที่ดีที่สุดควรช่วยให้คุณสามารถวัดผลพนักงานเทียบกับมาตรฐานที่คุณตั้งไว้ ซอฟต์แวร์ LMS บางตัวช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถประเมินผู้ใช้ได้ทันทีในรูปแบบของรายงานด่วน หรือแม้แต่การทดสอบการประเมินโดยใช้ AI นี่จะเป็นวิธีที่ดีในการทำความเข้าใจว่าพนักงานของคุณได้รับการพัฒนาในระดับใด ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณคิดโมดูลและหลักสูตรที่เป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้นด้วย

เพื่อเป็น Guideline ให้คุณเข้าใจง่าย PeopleStrong สรุป 10 ขั้นตอนการวางแผนสำหรับการนำ LMS มาใช้ไว้ดังนี้

1. วางเป้าหมายการเรียนรู้ และ พัฒนาเนื้อหาให้สอดคล้องกัน
2. กำหนด OKR เพื่อวัดผล
3. มอบหมายความรับผิดชอบและรวมระบบเข้ากับ IT infrastructure
4. กำหนดและฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ LMS
5. รวบรวมทีมผู้เชี่ยวชาญ ประกอบด้วย ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและ ผู้เชี่ยวชาญด้านดูแลความปลอดภัยเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที ผู้จัดการการพัฒนาเนื้อหา และ ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายการเรียนรู้
6. ดำเนินการทดสอบกับกลุ่มผู้ใช้ขนาดเล็กเพื่อดูว่าจะปรับปรุงอะไรได้บ้าง
7. รวบรวมข้อเสนอแนะและปรับการกำหนด LMS ตามข้อเสนอแนะขององค์กร
8. จัดทำแผนการสื่อสารภายในองค์กร เกี่ยวกับการเปิดตัวการใช้ LMS เพื่อผลักดันให้มีการนำไปใช้จริง
9. นำขึ้นระบบจริง และใช้งานจริง
10. รวบรวมข้อเสนอแนะที่ได้รับจากผู้ใช้จริงและผู้เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและวัดผลกับ OKRs ที่ตั้งไว้

ออกแบบ LMS ด้วยความเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

1. สิ่งที่ลืมได้เลย คือ แม้ว่าเป้าหมายหลักของ LMS คือกลุ่มผู้เรียนที่ต้องเอาชนะความท้าทายทางวิชาชีพ แต่ก็ต้องตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ด้วยดังนั้นเป็นหน้าที่ของผู้ออกแบบระบบ LMS ที่จะทำความเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาทิ
2. ผู้เรียน ต้องการเข้าถึงเนื้อหาการเรียนรู้ต่างๆได้อย่างรวดเร็วทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงจากทุกที่ ต้องการเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของการฝึกอบรม ต้องการเนื้อหาที่หลากหลายในรูปแบบต่างๆ และ ต้องการเอกสารประกอบการจบหลักสูตรและหลักฐานแสดงความความก้าวหน้าของการเรียนรู้
3. ผู้จัดการฝึกอบรม ต้องการจัดเตรียมเนื้อหาการเรียนรู้เฉพาะกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ต้องการให้ระยะเวลาดำเนินการสั้นลง แต่ต้องได้การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้องการรายงานภาพรวมความคืบหน้า และความก้าวหน้าของผลการเรียนและเอกสารการรับรองผลการเรียนของผู้เรียน
4. ผู้จัดการองค์กร ต้องการมั่นใจว่าระบบที่เลือกใช้ รับประกันความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับ และต้องการได้ผลลัพธ์ที่นำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนใน บริษัท

คำถามเพื่อการประเมินเมื่อคิดจะเลือกใช้บริการ LMS

มีคำถาม 2-3 ข้อที่คุณสามารถใช้ถามเพื่อประเมินผู้ให้บริการ LMS

• ด้านเทคโนโลยี ควรถามเกี่ยวกับ ระบบมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? ผู้เรียนสามารถใช้ single-sign on (SSO) ได้หรือไม่? มี Sandbox สำหรับการทดสอบหลักสูตรหรือไม่? LMS เป็นสากลหรือ จำกัด เฉพาะบางประเทศ / ภูมิภาค?
• ด้านการกำกับดูแล ควรถามเกี่ยวกับ LMS เป็นไปตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวในภูมิภาคหรือไม่? ผู้ให้บริการ LMS เข้าถึงความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างไร?
• ด้านการออกแบบ ควรถามอาทิ LMS สามารถใช้การสร้างแบรนด์องค์กรได้หรือไม่? รูปลักษณ์ของ LMS เป็นอย่างไร?
• ด้านโครงสร้างพื้นฐาน ควรถามเกี่ยวกับ ระบบมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? ผู้เรียนสามารถใช้ single-sign on (SSO) ได้หรือไม่? มี Sandbox สำหรับการทดสอบหลักสูตรหรือไม่? LMS เป็นสากลหรือ จำกัด เฉพาะบางประเทศ / ภูมิภาค?

เมื่อเลือกผู้ใช้บริการ LMS ให้จัดนัดหมายเพื่อทำการสาธิตหลายๆครั้ง และอย่าลืมรับฟังมุมมองของผู้ใช้เสมอ ผู้เรียนควรได้รับประสบการณ์ที่ดี จากการเข้าใช้ LMS เช่น รู้สึกสนุกและเป็นประโยชน์ การสร้าง LMS ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนคุณต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่คอยช่วยเหลือคุณในทุกขั้นตอน ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการของคุณและผู้ที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการส่งมอบตามความต้องการของคุณ

ด้วยตัวเลือกมากมายในตลาดการเลือกผู้ให้บริการ LMS อาจใช้เวลามากกว่าที่คุณคาดคิด ท้ายที่สุดองค์กรของคุณอาจมีคำถามเฉพาะในใจเช่นแพลตฟอร์ม LMS มีคุณสมบัติที่คุณต้องการหรือไม่หรือเหมาะสมกับงบประมาณการฝึกอบรมของคุณหรือไม่ เพื่อให้กระบวนการตัดสินใจของคุณเร็วขึ้นนี่คือรายการคุณลักษณะ LMS ที่คุณควรพิจารณา

1) มีการติดตามและการรายงานที่มีประสิทธิภาพ

แพลตฟอร์ม LMS ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับคุณสมบัติการวิเคราะห์และการรายงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งครอบคลุมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และเมตริกที่หลากหลายตั้งแต่อัตราการสำเร็จการศึกษาไปจนถึงการมีส่วนร่วมของผู้เรียน อย่างไรก็ตามแพลตฟอร์ม LMS ที่คุณเลือกควรสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองได้ ให้มองหาซอฟต์แวร์ LMS ที่ใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อประเมินช่องว่างทักษะของผู้เรียนโดยอัตโนมัติและให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์แพลตฟอร์ม LMS ที่เปิดใช้งาน AI สามารถติดตามกิจกรรมการเรียนรู้ของพนักงาน ตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานและรับข้อมูลเชิงลึกเพื่อประเมินได้อย่างรวดเร็ว อย่าลืมว่าหากไม่มีความสามารถในการวัดผลจะไม่มีทางที่จะดูได้ว่าพนักงานของคุณใช้ประโยชน์จาก LMS อย่างเต็มที่หรือไม่ นอกจากนั้น AI ยังสามารถลดความซับซ้อนในการติดตามการเข้าร่วมหลักสูตรและขั้นตอนการลงทะเบียน สิ่งนี้ทำให้สามารถทำสิ่งต่างๆเช่นจัดหารหัส QR แก่พนักงานที่พวกเขาสามารถสแกนลงทะเบียนในระบบได้โดยอัตโนมัติ

2) สามารถเข้าใช้ได้ตลอดเวลาและเข้าถึงได้ด้วยอุปกรณ์ที่หลากหลาย

โลกปัจจุบันมีการทำงานในรูปแบบ ทีมงานระยะไกล และ การทำงานจากต่างที่กันบนโลกใบนี้ ผู้เรียนในองค์กร ผู้ฝึกสอน และคู่ค้า ต้องสามารถเข้าถึงและซอฟต์แวร์ LMS ขององค์กรได้ทุกเมื่อบนทุกแพลตฟอร์ม เมื่อประเมินความสะดวกในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ LMS ให้ลองถามคำถามเช่น:
o ผู้เรียนสามารถเข้าถึงหลักสูตรการฝึกอบรมออนไลน์ทั้งบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่เช่นสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้หรือไม่? สิ่งนี้จะเปิดโอกาสในการเรียนรู้ที่บ้านระหว่างเดินทางหรือแม้แต่ในที่ประชุม
o ผู้เรียนในองค์กรสามารถดาวน์โหลดแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมออนไลน์และใช้เมื่อออฟไลน์ได้หรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ต่อไปได้แม้ว่าจะไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ตาม
o ผู้ใช้ล็อกอินเข้าสู่ระบบได้ง่ายหรือไม่? มองหาแพลตฟอร์ม LMS ที่มีการเข้าถึงแบบ single-sign-on (SSO) เพื่อให้สามารถย้ายไปมาระหว่างพอร์ทัลและแอปพลิเคชันต่างๆได้อย่างราบรื่น

3) รองรับหลายภาษา

บริษัท ที่มีพนักงานทั่วโลกสามารถแสวงหาแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมและความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากเนื้อหาของแพลตฟอร์ม LMS มีให้บริการในหลายภาษา ประโยชน์หลักบางประการของ LMS ที่รองรับหลายภาษา ได้แก่ :
o ความสามารถในการเปลี่ยนไปใช้ภาษาใดก็ได้ที่ผู้ใช้เลือก
o แพลตฟอร์ม LMS ควรรองรับหลายภาษา และสามารถแปลเนื้อหาได้อย่างมีคุณภาพ
o ช่วยให้ผู้ใช้ตั้งค่าภาษาเริ่มต้นของ LMS เป็นภาษาแม่ของตนได้

4) เป็นระบบอัตโนมัติ

แพลตฟอร์ม LMS ที่มีคุณสมบัติอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการ อาทิ เพิ่มผู้เรียนจาก database ,การแจ้งเตือนผู้เรียน รวมถึงการออก certificate ให้ผู้ผ่านการประเมิน เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว เมื่อจะเลือกใช้บริการ LMS จงมองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถทำให้ฟังก์ชันเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ:

o เพิ่มผู้เรียนโดยอัตโนมัติโดยเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคลหรือแพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)
o แนะนำผู้เรียนขององค์กรด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
o รองรับการเข้าใช้งานแบบ Single Sign-On โดย ระบบสามารถยืนยันตัวบุคคล (Authentication) ที่รองรับการให้ผู้ใช้งานลงชื่อเข้าใช้งานระบบ (Login) ครั้งเดียว แล้วสามารถเข้าใช้งานระบบหลายระบบได้ โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้งานซ้ำอีก
o ส่งรายงานความก้าวหน้าของผู้ฝึกสอนและผู้จัดการโดยอัตโนมัติ
o การออก certificate ให้ผู้ผ่านการประเมิน เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
o ลงทะเบียนผู้เรียนรายบุคคลหรือกลุ่มผู้เรียน (ตามแผนกทีมหรือโครงการเฉพาะกิจ) โดยอัตโนมัติ

5) สามารถสร้างประสบการณ์ส่วนบุคคลเพื่อปลูกฝังความไว้วางใจให้กับผู้ใช้งานได้

โปรดจำไว้ว่าไม่มีสององค์กรที่เหมือนกันและไม่มีผู้เรียนสองคนที่มีแนวทางในการเรียนรู้เหมือนกัน นี่คือเหตุผลที่ LMS ของคุณควรมีความสามารถในการจัดหาเส้นทางการเรียนรู้ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรของคุณ อย่างน้อยที่สุดแพลตฟอร์ม LMS ของคุณควรอนุญาตให้ผู้สอนปรับแต่ง user interface และเนื้อหาได้ เช่น สามารถกำหนดภาษาเฉพาะให้กับทีมในภูมิภาคและประเทศต่างๆได้หรือไม่? สิ่งเล็กน้อยเช่นนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับ LMS ของคุณได้มาก

6) รองรับ Customizability

LMS ของคุณควรให้คุณจัดหาแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ออนไลน์ส่วนบุคคลสำหรับผู้เรียนบางราย ตัวอย่างเช่นคุณอาจกำลังเปิดบทบาทใหม่ทั้งหมดที่ต้องใช้เส้นทางการฝึกอบรมเฉพาะบุคคลที่ต้องใช้โมดูลและทรัพยากรที่แตกต่างกัน LMS ที่ให้คุณเปิดหรือปิดใช้งานโมดูลบางอย่างตามดุลยพินิจของคุณได้ หรือ บางโครงการและผู้เรียนอาจต้องการการเรียนรู้แบบผสมผสานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์ ซึ่งหมายความว่าแพลตฟอร์ม LMS ของคุณควรมาพร้อมกับแอพที่เป็นกรรมสิทธิ์สำหรับการอ่านแบบออฟไลน์หรือดูสื่อการเรียนรู้ (เช่น webinars, videos, presentations)

ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ LMS หรือ เลือกใช้ผู้ให้บริการ LMS โปรดอย่าลืมอ่านบทความฉบับนี้ เพื่อการลงทุนที่คุ้มค่ากับองค์กร และ เพื่อสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีให้พนักงาน ทุกองค์กร

หากคุณพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ โปรดดูบล็อกของ Peoplestrong ได้ที่ https://www.peoplestrong.com/blog/
นอกจากนี้คุณยังสามารถ ติดต่อ Peoplestrong ประเทศไทยได้ทุกเมื่อหากต้องการเคล็ดลับในการปรับใช้ระบบการจัดการการเรียนรู้ในองค์กรของคุณ
ที่ https://www.peoplestrong.com/th
#Peoplestrong #newcodeofwork #LMS