ในวันแรกของพนักงานใหม่ เราแนะนำให้เขารู้จักองค์กร จนลืมรู้จักเขาหรือเปล่า?

‍

วันแรกของพนักงานใหม่ เรามีเรื่องราวเต็มไปหมดที่อยากให้เขารู้

นี่คือบริษัทของเรา
นี่คือวัฒนธรรมของเรา
นี่คือค่านิยมของเรา
นี่คือกฎของเรา
และนี่คือวิธีทำงานของคนที่นี่

เพราะเราคุ้นเคยกับการออกแบบ Onboarding เพื่อช่วยให้ “คนใหม่” ปรับตัวเข้าหา “องค์กรเดิม”

แต่ถ้าลองรื้อโจทย์นี้กลับด้านล่ะ?

แทนที่จะถามว่า “ทำอย่างไรให้คนใหม่เข้ากับเราได้เร็วที่สุด?”

ลองถามว่า “ทำอย่างไรให้คนใหม่ยังเป็นตัวเองได้ เมื่อเข้ามาอยู่กับเรา?”

คำถามที่ต่างกันไม่กี่คำนี้ เคยถูกนำไปทดลองกับพนักงานใหม่จริงๆ และผลที่ตามไปถึงอีก 6 เดือนหลังจากนั้น น่าสนใจกว่าที่คิด

‍

เปลี่ยนแค่ 1 ชั่วโมงในวันแรก

Daniel Cable, Francesca Gino และ Bradley Staats ทดลองกับพนักงานใหม่ 605 คนของ Wipro บริษัทด้าน Business Process Outsourcing ในอินเดีย

พนักงานถูกแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม

กลุ่มแรก เข้าสู่กระบวนการแบบเดิมของบริษัท

‍

กลุ่มที่สอง ใช้เวลาเพิ่มประมาณ 1 ชั่วโมงในวันแรกเพื่อเรียนรู้ว่า Wipro มีอะไรโดดเด่น ทั้งค่านิยมและความสำเร็จขององค์กร ก่อนจะพูดคุยกันว่าอะไรทำให้พวกเขาภูมิใจที่จะเป็นส่วนหนึ่งของบริษัท เรียกว่า Organizational Identity

‍

ส่วนกลุ่มที่สามใช้เวลาเท่ากัน แต่แทนที่จะเริ่มจากคำถามว่า “บริษัทนี้มีอะไรพิเศษ” พวกเขาเริ่มจาก

“คุณมีอะไรพิเศษ?”

พนักงานใหม่ถูกชวนให้นึกถึงช่วงเวลาที่ตัวเองทำได้ดีที่สุด

อะไรคือคุณสมบัติเฉพาะตัวของตัวเอง?

เมื่ออยู่ในเวอร์ชันที่ดีที่สุด ตัวเองเป็นคนแบบไหน?

จากนั้นเล่าเรื่องนั้นให้เพื่อนใหม่ฟัง และคิดต่อว่าจะนำคุณสมบัติเหล่านั้นมาใช้กับงานที่ Wipro ได้อย่างไร เรียกว่า Personal Identity

รายละเอียดเล็กๆ อีกอย่างที่น่าสนใจคือ ตอนท้ายพนักงานกลุ่มนี้ยังได้รับเสื้อที่มีทั้งชื่อบริษัทและ ชื่อของตัวเอง อยู่บนเสื้อ

ข้อความที่ได้รับจึงต่างออกไปเล็กน้อย

ไม่ใช่แค่ “ยินดีต้อนรับเข้าสู่ Wipro”

แต่เหมือนกำลังบอกว่า “ยินดีต้อนรับสิ่งที่เป็นคุณ เข้ามาอยู่ใน Wipro”

‍

แล้วเกิดอะไรขึ้นในอีก 6 เดือน?

นักวิจัยไม่ได้วัดแค่ว่าใครชอบกิจกรรมวันแรกมากกว่ากัน แต่พวกเขาติดตามต่อไปถึงการทำงานจริง ผลพบว่า เมื่อเทียบกับกลุ่มที่ผ่านกระบวนการแบบเดิม พนักงานกลุ่ม Personal Identity มีโอกาสลาออกในช่วง 6 เดือนแรก ต่ำกว่ามากกว่า 32% และเมื่อเทียบกับกลุ่ม Organizational Identity โอกาสลาออกก็ยังต่ำกว่าประมาณ 21%

เมื่อนักวิจัยดูข้อมูลจากลูกค้าที่พนักงานเหล่านี้ให้บริการ กลุ่ม Personal Identity ยังได้รับคะแนนความพึงพอใจจากลูกค้าสูงกว่ากลุ่มที่ผ่านกระบวนการแบบเดิมด้วย

ดังนั้น สิ่งที่เปลี่ยนจึงไม่ใช่แค่ความรู้สึกในห้องปฐมนิเทศ มันตามออกไปถึงการทำงานจริง

‍

Onboarding กำลัง Onboard ใครเข้าหาใคร?

เวลาคนใหม่เข้ามา เรามักคิดถึงสิ่งที่เขายัง “ขาด”

ยังไม่รู้จักบริษัท
ยังไม่เข้าใจวัฒนธรรม
ยังไม่รู้วิธีทำงาน
ยังไม่รู้ว่าอะไรทำได้หรือไม่ได้

เราจึงสร้างวันแรกขึ้นมาเพื่อเติมสิ่งเหล่านั้นให้ครบ

แต่เมื่อมองอีกด้านหนึ่ง คนที่เดินเข้าประตูมาไม่ได้มาแบบว่างเปล่า

เขามาพร้อมประสบการณ์ ความสามารถ วิธีคิด บุคลิก จุดแข็ง และวิธีทำงานที่เป็นของตัวเองอยู่แล้ว

งานของ Cable, Gino และ Staats จึงชวนให้ RETHINK — รื้อกรอบ ของ Onboarding เสียใหม่

เพราะโจทย์อาจไม่ใช่แค่ “เราจะทำให้เขาเข้ากับองค์กรได้อย่างไร?”

แต่อาจรวมถึง “เราจะทำอย่างไร ไม่ให้สิ่งดีๆ ที่เขามีอยู่แล้วหายไประหว่างพยายามเข้ากับองค์กร?”

‍

ถ้าวันแรกไม่ได้มีไว้ให้บริษัทพูดฝ่ายเดียว

ลองนึกภาพ Orientation แบบที่เราคุ้นเคย

ประวัติบริษัท
Vision
Mission
Core Values
โครงสร้างองค์กร
นโยบาย
สิทธิประโยชน์
กฎระเบียบ

แล้วลองนับดูว่า ตลอดทั้งวันนั้นพนักงานใหม่มีเวลาพูดถึง “ตัวเอง” จริงๆ กี่นาที

ถ้าเรา REIMAGINE — พลิกเกม วันแรกเสียใหม่ อาจไม่จำเป็นต้องเอาสไลด์ทั้งหมดทิ้ง เพียงแค่เพิ่มคำถามบางคำถามเข้าไป

คุณทำงานได้ดีที่สุดเมื่อไหร่?

อะไรคือสิ่งที่คุณทำได้ดีและอยากนำมาใช้ที่นี่?

มีอะไรเกี่ยวกับตัวคุณที่เราไม่ควรทำหายไประหว่างที่คุณกำลังเรียนรู้วิธีทำงานของเรา?

จาก Orientation ที่มีแต่องค์กรเป็นผู้เล่า

วันแรกอาจกลายเป็นการทำความรู้จักกันสองทาง

‍

บางครั้งไม่ต้องรื้อทั้งระบบ

สิ่งที่น่าสนใจที่สุดของงานวิจัยนี้ อาจไม่ใช่ตัวเลข 32% แต่คือขนาดของสิ่งที่พวกเขาเปลี่ยน

ไม่ได้สร้างระบบ HR ใหม่ทั้งบริษัท

ไม่ได้สร้างโปรแกรม Onboarding หลายเดือน

แต่ทดลองออกแบบ หนึ่งช่วงเวลาในวันแรก ใหม่

นี่คือมุมหนึ่งของ REDESIGN — ออกแบบอนาคต

การออกแบบใหม่ไม่จำเป็นต้องหมายถึงการโยนของเดิมทั้งหมดทิ้ง แล้วสร้างระบบใหญ่ขึ้นมาแทนเสมอไป

บางครั้งเราเพียงต้องกลับไปดู Journey เดิมทีละจุด แล้วถามว่า

ขั้นตอนนี้มีไว้ทำไม?

มันถูกสร้างขึ้นจากสมมติฐานอะไร?

และถ้าเปลี่ยนสมมติฐานนั้น ประสบการณ์ของคนจะเปลี่ยนไปอย่างไร?

‍

ก่อนจัด Onboarding รอบหน้า ลองนับดูสักครั้ง

เปิด Agenda วันแรกของพนักงานใหม่ขึ้นมา แล้วแบ่งกิจกรรมออกเป็นสองฝั่ง

ฝั่งหนึ่งคือเวลาที่เราใช้เพื่อบอกเขาว่า

“องค์กรของเราเป็นใคร”

‍

อีกฝั่งคือเวลาที่เราใช้เพื่อค้นหาว่า

“คนที่เพิ่งเดินเข้ามาเป็นใคร”

‍

ไม่จำเป็นว่าสองฝั่งต้องเท่ากัน แต่อย่างน้อย มันจะทำให้เราเห็นว่า Onboarding ที่เราออกแบบอยู่ทุกวันนี้ กำลังเริ่มต้นความสัมพันธ์ระหว่างคนกับองค์กรด้วยข้อความแบบไหน

เพราะบางที สิ่งแรกที่พนักงานใหม่ต้องการในวันแรก อาจไม่ใช่การเรียนรู้ว่าจะต้องเปลี่ยนตัวเองอย่างไรเพื่อให้เข้ากับที่นี่ แต่อาจเป็นการได้รู้ว่า

เขาสามารถนำสิ่งที่เป็นตัวเอง เข้ามาเติบโตที่นี่ได้

‍

Sources:

งานวิจัยต้นฉบับ — Administrative Science Quarterly / SAGE

https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0001839213477098

Harvard DASH — manuscript ของงานวิจัย

https://dash.harvard.edu/entities/publication/73120378-b63d-6bd4-e053-0100007fdf3b

MIT Sloan Management Review — Reinventing Employee Onboarding

https://sloanreview.mit.edu/article/reinventing-employee-onboarding/