ประชุมถัดไปเริ่มแล้ว แต่สมองยังค้างอยู่ห้องเดิม

‍

บ่อยครั้งเมื่อการประชุมหนึ่งจบลง ผู้ร่วมประชุมทุกคนกล่าวขอบคุณและกดออกจากห้องไป แต่ยังไม่ทันได้ลุกไปเติมน้ำ ชื่อการประชุมลำดับถัดไปก็ปรากฏขึ้นบนหน้าจอของคุณแล้ว

เรามักคิดว่าสิ่งที่ทำให้เหนื่อยคือการประชุมนานเกินไป แต่แท้จริงแล้วปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่การประชุมแต่ละครั้งเพียงอย่างเดียว

อาจอยู่ตรง “ช่องว่าง” ระหว่างการประชุม

‍

เมื่อ Microsoft ลองวัดสมองของคนที่ประชุมติดกัน

ในเดือนมีนาคม 2021 Microsoft Human Factors Lab ซึ่งศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์กับเทคโนโลยี ชวนอาสาสมัคร 14 คนมาประชุมออนไลน์ พร้อมสวมหมวก EEG เพื่อวัดกิจกรรมทางไฟฟ้าของสมอง

อาสาสมัครแต่ละคนเข้าร่วมการทดลอง 2 รูปแบบ

รูปแบบแรกคือประชุมออนไลน์ 4 ครั้ง ครั้งละ 30 นาทีต่อเนื่องกัน รวมสองชั่วโมงโดยไม่มีช่วงพัก

อีกรูปแบบยังคงมีการประชุม 4 ครั้งเท่าเดิม แต่คั่นแต่ละครั้งด้วยช่วงพัก 10 นาที ซึ่งผู้เข้าร่วมจะทำสมาธิผ่านแอป Headspace เพื่อให้ทุกคนมีกิจกรรมระหว่างพักเหมือนกัน

การทดลองจัดขึ้นในทุกวันจันทร์ 2 สัปดาห์ติดต่อกัน โดยผู้เข้าร่วมครึ่งหนึ่งเริ่มจากรูปแบบที่ไม่มีช่วงพัก ส่วนอีกครึ่งเริ่มจากรูปแบบที่มีช่วงพัก แล้วจึงสลับกันในสัปดาห์ถัดไป

สิ่งที่พบช่วยทำให้ความเหนื่อยจากการประชุมติดกัน ซึ่งปกติมองไม่เห็น เริ่มปรากฏเป็นภาพชัดขึ้น

‍

ความเครียดไม่ได้หายไปเมื่อเปลี่ยนห้องประชุม

เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมต่อกันโดยไม่มีเวลาพัก ความถี่ของคลื่นเบตาซึ่งใช้เป็นตัวบ่งชี้ที่สัมพันธ์กับความเครียด ค่อย ๆ เพิ่มสูงขึ้นตลอด 2 ชั่วโมง

หมายความว่า แม้หัวข้อ ผู้เข้าร่วม และห้องประชุมออนไลน์จะเปลี่ยนไป แต่สมองยังไม่ได้เริ่มต้นใหม่จริง ๆ

ความตึงเครียดจากการประชุมก่อนหน้ายังคงสะสมและติดตามเข้าไปในประชุมครั้งถัดไป

แต่ในวันที่มีช่วงพัก ความถี่ของคลื่นเบตาเฉลี่ยค่อนข้างคงที่ ไม่ได้เพิ่มขึ้นต่อเนื่องในลักษณะเดียวกัน การพักจึงดูเหมือนช่วยให้สมองมีโอกาสลดระดับความตึงเครียดก่อนเริ่มการประชุมใหม่

‍

10 นาทีที่หายไป อาจชีวิตเราในห้องประชุม

นักวิจัยยังพิจารณารูปแบบคลื่นสมองที่เรียกว่า frontal alpha asymmetry หรือความแตกต่างของคลื่นอัลฟาบริเวณสมองส่วนหน้าระหว่างด้านซ้ายกับด้านขวา

รูปแบบนี้ถูกใช้ศึกษาว่าคนกำลังมีส่วนร่วมกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า หรือมีแนวโน้มถอยออกจากสถานการณ์นั้น

ในวันที่มีช่วงพัก ผู้เข้าร่วมแสดงรูปแบบที่สัมพันธ์กับการมีส่วนร่วมมากกว่า ขณะที่วันที่ประชุมติดกันโดยไม่พัก รูปแบบของคลื่นสมองสัมพันธ์กับการถอนตัวหรือมีส่วนร่วมน้อยลง

การพักจึงไม่ได้ช่วยเพียงให้เราเหนื่อยน้อยลงเมื่อหมดวัน แต่ยังสัมพันธ์กับความสามารถในการกลับเข้าไปอยู่ในการประชุมครั้งถัดไปด้วย

Michael Bohan ผู้ดูแลงานวิจัยนี้ อธิบายว่า ช่วงพักมีความสำคัญทั้งต่อความเหนื่อยล้าในตอนท้ายวัน และต่อการจดจ่อและมีส่วนร่วมขณะประชุม

‍

จุดที่เครียดที่สุดอาจเป็นช่วงที่ไม่มีใครกำลังพูด

ผลการศึกษาน่าสนใจเป็นพิเศษ คือ ในวันที่ไม่มีช่วงพัก กิจกรรมของคลื่นเบตาพุ่งสูงขึ้นบริเวณรอยต่อระหว่างการประชุม โดยเฉพาะเมื่อประชุมหนึ่งกำลังจบและอีกประชุมกำลังจะเริ่มทันที

เหตุผลหนึ่งที่เป็นไปได้คือ สมองรู้ว่างานชิ้นเดิมยังเพิ่งจบ แต่ต้องรีบเปลี่ยนบริบท เปลี่ยนคน และเปลี่ยนเรื่องภายในเวลาไม่กี่วินาที

ช่วงเปลี่ยนผ่านที่ดูเหมือนไม่ได้กินเวลาเลย จึงอาจเป็นช่วงที่สร้างความตึงเครียดได้มากที่สุด

ในวันที่มีช่วงพัก การเพิ่มขึ้นของคลื่นเบตาระหว่างการประชุมลดลง และการเข้าสู่ประชุมครั้งต่อไปเกิดขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไปมากกว่า

‍

เครื่องมือสร้างช่วงพัก อยู่ในปฏิทินคุณที่ใช้อยู่แล้ว

สิ่งที่น่าสนใจคือ การสร้างช่องว่างระหว่างประชุมไม่จำเป็นต้องเริ่มจากเทคโนโลยีใหม่

ถ้าคุณใช้ Google Meet ใน Google Calendar ผู้ใช้สามารถเปิดฟังก์ชัน Speedy meetings เพื่อให้การประชุม 30 นาทีสิ้นสุดก่อนเวลา 5 นาที และการประชุมที่นานกว่านั้นสิ้นสุดก่อนเวลา 10 นาทีได้ด้วย ตัวอย่างเช่น การประชุมหนึ่งชั่วโมงจะถูกย่นเหลือ 50 นาทีโดยอัตโนมัติ

ส่วน Outlook สามารถตั้งค่าให้การประชุมเริ่มช้าลงหรือจบเร็วขึ้น และแยกกำหนดระยะเวลาสำหรับการประชุมที่สั้นกว่า 1 ชั่วโมงกับการประชุมที่ยาวหนึ่งชั่วโมงขึ้นไปได้

สำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบยังสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นในระดับองค์กรได้ ไม่ต้องรอให้พนักงานแต่ละคนเปิดฟังก์ชันด้วยตัวเอง

แน่นอนว่า การทำให้ประชุมจบเร็วขึ้นในปฏิทินไม่ได้รับประกันว่าจะเกิดช่วงพักจริง หากทุกคนยังใช้ห้านาทีนั้นตอบแชต ทำงานต่อ หรือปล่อยให้การประชุมเลยเวลาเหมือนเดิม

การตั้งค่าจึงเป็นเพียงจุดเริ่มต้น สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นควบคู่กันคือข้อตกลงว่า เวลาที่เหลือไว้ไม่ใช่เวลาสำหรับยัดงานอีกชิ้นเข้าไป แต่เป็นเวลาสำหรับลุกจากหน้าจอ ดื่มน้ำ เดิน หรือปล่อยให้สมองออกจากเรื่องเดิมก่อน

‍

HR จะเปลี่ยนช่องว่างให้กลายเป็นวิธีทำงานได้อย่างไร

HR อาจไม่ได้เป็นคนสร้างคำเชิญเข้าประชุมทุกฉบับ แต่มีส่วนออกแบบบรรทัดฐานที่คนทั้งองค์กรใช้ร่วมกันได้

หากระบบรองรับ องค์กรอาจตั้งค่าให้การประชุมจบก่อนเวลาเป็นค่าเริ่มต้น หรืออย่างน้อยสื่อสารวิธีเปิดใช้ให้พนักงานทราบตั้งแต่วันแรก

หลักเดียวกันควรถูกนำไปใช้กับการอบรมและเวิร์กช็อปด้วย หากกำหนดเวลาพักไว้ในตาราง ก็ควรรักษาเวลานั้นจริง ไม่ใช่ปล่อยให้เนื้อหาก่อนหน้าล่วงเข้ามาจนช่วงพักหายไปทุกครั้ง

หลายองค์กรพูดถึง burnout ในฐานะปัญหาใหญ่ที่ต้องแก้ด้วยโครงการขนาดใหญ่ แต่ความเหนื่อยล้าบางส่วนอาจเริ่มต้นจากรายละเอียดเล็กกว่านั้นมาก

ไม่ใช่แค่ว่าเรามีงานมากเพียงใด แต่ตลอดทั้งวันเรามีช่วงเวลาให้สมองวางงานหนึ่งลง ก่อนหยิบอีกงานขึ้นมาหรือไม่

ลองเปิดปฏิทินของตัวเองย้อนหลังหนึ่งสัปดาห์ดู

มีวันไหนบ้างที่ทุกช่องถูกวางต่อกันจนไม่เหลือแม้แต่เวลาสำหรับหายใจระหว่างเรื่องหนึ่งกับอีกเรื่องหนึ่ง?

Source

• Microsoft WorkLab, “Research Proves Your Brain Needs Breaks” (20 เม.ย. 2021; รวมระเบียบวิธีวิจัยของ Microsoft Human Factors Lab): https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research
• Microsoft Support, “Make all your events shorter automatically” (วิธีตั้งค่า Outlook): https://support.microsoft.com/en-us/outlook/make-all-your-events-shorter-automatically
• Microsoft Learn, “Set-MailboxCalendarConfiguration” (การตั้งค่าในระดับองค์กรผ่าน Exchange Online PowerShell): https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchangepowershell/set-mailboxcalendarconfiguration
• How-To Geek, “How to Automatically Shorten Meeting Durations in Google Calendar” (21 มิ.ย. 2021; วิธีเปิด Speedy meetings): https://www.howtogeek.com/740733/how-to-automatically-shorten-meeting-durations-in-google-calendar/