รวม 4 เครื่องมือเพื่อสร้างทีมให้ High Performance

ฉะนั้นทุกทีมก็ต่างอยากได้ผลลัพธ์ดีๆแต่ถ้าหากจะพูดถึงความสามารถของทีมหนึ่งทีม อาจจะมองได้หลายมุมมอง บทความนี้จะขออ้างอิงจากงานวิจัยของ CIPD (The Chartered Institute of Personnel and Development) ซึ่งเป็นสถาบันที่พัฒนาคนจากประเทศอังกฤษ ได้มีการนิยามประสิทธิภาพของทีมในสามด้าน คือ

ผลงานหลักของทีม (Task Performance) เป็นผลงานจากงานหลักที่เป็นหน้าที่ของทีมนั้นๆเรียกได้ว่าถ้าทีมงานนั้นมีหน้าที่ทำอะไร Task Performance ก็คือผลลัพธ์ที่ทีมงานนั้นทำหน้าที่ของตนเองได้

ผลงานทางอ้อมต่อองค์กร (Contextual Performance) หรืออาจจะเรียกว่าเป็นพฤติกรรมที่สนับสนุนองค์กร เป็นผลงานที่ช่วยเหลือองค์กรในภาพรวมที่นอกเหนือไปจากหน้าที่โดยตรงของทีมนั้นๆ

ผลงานในการเรียนรู้และปรับตัว (Adaptive Performance) เป็นความสามารถหรือผลงานในการปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ต่างๆยกตัวอย่าง เช่น การเรียนรู้สิ่งใหม่การปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น ที่จะส่งผลให้ผลงานของทีมงานมีประสิทธิภาพที่ดีมากยิ่งขึ้น

ซึ่งในความสามารถของทีมนี้จะมาจาก3 ปัจจัยสำคัญที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ของทีม คือ

1) ลักษณะของคนในทีม - คนในทีมมีลักษณะแบบใดไม่ว่าจะเป็นเรื่องของอายุ เพศ เชื้อชาติ การศึกษา รวมไปถึงลักษณะนิสัยบุคลิกภาพของคนในทีม ซึ่งจากงานวิจัยของ CIPD นั้นระบุว่าความหลากหลายในทีมจะเป็นปัจจัยที่ช่วยเพิ่มความสามารถของทีมในทุกมิติ

2) ความสัมพันธ์ของคนในทีม - ไม่ว่าจะเป็นความเชื่อใจ (Trust) ระหว่างทีมงานความรู้สึกปลอดภัยทางใจในที่ทำงาน (Psychological Safety) ความแน่นแฟ้นกันในทีมโดยในงานวิจัยของ CIPD ระบุว่าความเชื่อใจระหว่างทีมงานจะเพิ่มความสามารถของทีมในทุกมิติ ส่วนความรู้สึกปลอดภัยทางใจในที่ทำงาน (Psychological Safety) จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในผลงานหลักของทีมและความแน่นแฟ้นในทีมจะมีผลต่อผลงานที่เป็นหน้าที่โดยตรงของทีมและเพิ่มประสิทธิภาพ ของผลงานที่สนับสนุนองค์กรในภาพรวมอีกด้วย

3) ความเข้าใจร่วมกันของคนในทีม - ความเข้าใจที่ว่านี้ ไม่ใช่ความเข้าใจซึ่งกันและกันแต่เป็นความเข้าใจในข้อมูลที่ทีมงานมี เข้าใจในวิธีคิดและแนวคิดของคนในทีม ตลอดจนมีความเข้าใจในเป้าหมายร่วมกันขององค์กรซึ่งในแง่ของความเข้าใจร่วมกันนี้จะช่วยส่งเสริมทั้งในแง่ของผลงานของทีมโดยตรง และความสามารถในการปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ต่างๆของทีมงานนั้นๆอีกด้วย

ซึ่งทั้งสามปัจจัยข้างต้นนี้ต่างก็ส่งผลต่อประสิทธิภาพของทีมในระดับที่ไม่เท่ากัน อาจจะลองศึกษาเพิ่มเติมจากภาพประกอบที่1 ที่มีการระบุให้เห็นว่าแต่ละปัจจัยมีผลต่อประสิทธิภาพของทีมมากน้อยเพียงใดในแง่ใดบ้าง ซึ่งเราจะเห็นได้ว่า ปัจจัยที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของผลงานและมีผลค่อนข้างมากจะเป็นเรื่องของ ความรู้สึกปลอดภัยทางใจในที่ทำงาน (Psychological Safety) และ การมีแนวคิดร่วมกัน (Shared Thinking) เป็นสองสิ่งที่มีผลมากที่สุดส่วนในแง่ของผลงานทางอ้อมต่อองค์กร ปัจจัยที่มีส่วนของความแน่นแฟ้นภายในทีมและสุดท้ายในส่วนของผลงานต่อการเรียนรู้และปรับตัว ปัจจัยที่มีผลมากที่สุดจะเป็นในแง่มุมของการแลกเปลี่ยนข้อมูลกันในทีม

เมื่อเราเห็นภาพและปัจจัยที่จะสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นทีมที่มีความสามารถแล้วเราในฐานะของ HR จะสามารถสนับสนุน และช่วยเหลือให้ทีมในองค์กรของคุณรวมไปถึงผู้นำทีมในองค์กรสามารถที่จะดูแลและสร้างทีมงานให้ส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีให้กับองค์กรได้อย่างไร เป็นคำถามที่ชาว HR พยายามหาคำตอบด้วยวิธีการต่างๆนานายกตัวอย่างวิธีการยอดนิยมเมื่อ HR ได้รับโจทย์ในการช่วยสร้างทีมมักจะออกมาในรูปแบบของการทำ Team Building โดยการนำทีมงานไปต่างสถานที่ และทำกิจกรรมบางอย่างร่วมกันเป็นเวลา 2-3 วัน และคาดหวังว่าหลังจากการทำกิจกรรมกันมาเรียบร้อยแล้วนั้นทีมงานจะสามารถทำงานกันได้ดีขึ้นทันตา!

แน่นอนว่าในโลกของการทำงานจริงนั้นการไปทำกิจกรรม Team Building ในระยะสั้นๆ ไม่สามารถที่จะแก้ไขความไม่เข้ากันหรือความสัมพันธ์ของคนในทีมได้ เหมือนเป็นยาครอบจักรวาลที่แก้ปัญหาเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีมในทุกเรื่องได้อย่างนั้นแต่ HR ยังสามารถที่จะริเริ่ม หรือช่วยหัวหน้าทีม หรือผู้ประสานงานทีมให้สามารถสร้างทีมได้ผ่านเครื่องมือ 4 อย่างนี้

1)   การตั้งเป้าหมาย(Group Goal Setting) - ฟังดูอาจเป็นเรื่องง่ายๆเรื่องธรรมดาของทุกองค์กรที่จะต้องมีการตั้งเป้าหมายกันเป็นเรื่องปกติอยู่แล้วแต่ในที่นี้การตั้งเป้าหมาย จะไม่ได้โฟกัสอยู่แค่ KPI ที่แต่ละคนรับผิดชอบ แต่เป็นการตั้งเป้าหมายร่วมกันของทุกคนในทีมเพราะการตั้งเป้าหมายร่วมกันกับทุกๆคนในทีมงาน จะทำให้ทุกๆคนในทีมเห็นเป้าหมายที่ทีมจะมุ่งไปร่วมกัน ส่งผลให้เข้าใจในสิ่งที่ทีมงานจะดำเนินการมากขึ้นโดยการตั้งเป้าหมายนี้สามารถทำได้ทั้งเป้าหมายในงานที่จะต้องบรรลุ และเป้าหมายในเชิงของวัตถุประสงค์(Purpose) ของแต่ละทีมงาน เช่นต้องการเป็นทีมที่ส่งมอบผลงานคุณภาพด้วยความสุขของสมาชิกภายในทีมเป็นต้นการตั้งเป้าหมายเหล่านี้จะเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างวัฒนธรรมของทีมงานต่อไปในอนาคตอีกด้วยยิ่งไปกว่านั้น จากงานวิจัย CIPDการตั้งเป้าหมายของทีมงานเป็นกิจกรรมที่มีผลต่อผลงานของทีมงานโดยตรง และมีผลค่อนข้างมากอีกด้วย

2)   การสะท้อนผลงานหรือกิจกรรมที่ได้ทำไปแล้ว (Debriefing/Reflection) - เวลาทำงานเป็นทีมมีสิ่งต่างๆมากมายที่ได้เกิดขึ้นระหว่างการทำและการส่งมอบงานต่างๆ บ่อยครั้งที่เรามักจจะมีการทำอะไรที่ผิดพลาดหรือไม่ตรงตามแผนงานที่เราตั้งเป้าไว้ ทั้งในแง่ผลงาน วิธีการทำงาน หรือแม้แต่พฤติกรรมที่เราแสดงออกเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการดังนั้นการที่ทีมงานมีการสะท้อนผลงาน หรือกิจกรรมที่ทำไปแล้วอาจจะเริ่มจากการถามคำถามง่ายๆแค่สามคำถามเช่น อะไรที่ทำได้ดีแล้ว อะไรที่ยังต้องพัฒนาเพิ่มเติมและหากมีการทำงานในรอบหน้าจะทำอะไรเพิ่มเติม เพียงแค่สามคำถามนี้เท่านั้นก็จะสามารถกระตุ้นผลงานของทีม และเพิ่มความเข้าใจกันในทีมงานมากยิ่งขึ้นด้วยซึ่งจะช่วยอย่างยิ่งในการพัฒนาผลงานของทีมงานนั้นๆได้เป็นอย่างดี

3)   การอบรมในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทีมงาน (Teamwork Training) - การทำงานเป็นทีมให้ได้มีประสิทธิภาพนั้น อย่างไรก็ดียังต้องอาศัยทักษะ Softskill ต่างๆในการทำงานร่วมกัน เช่น การเจรจาต่อรอง ทักษะการฟัง ทักษะในการสื่อสารเป็นต้น ซึ่งทักษะเหล่านี้จะทำให้ผู้นำของทีมมีเครื่องมือในการบริหารจัดการทีมงานของตนเองให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและมีทักษะในการสร้างบรรยากาศในทีมงานให้

4)   การทำกิจกรรมร่วมกัน (Team building) - แม้ตอนกลางของบทความนี้จะไม่สนับสนุนให้ทำ Team Building เพื่อสร้างทีมในทุกๆสถานการณ์แต่เครื่องมือนี้ก็มีประโยชน์มากถ้าหากต้องการสร้างความแน่นแฟ้นให้กับทีมงานที่ยังไม่คุ้นเคยกันมากนักเพราะสามารถเป็นจุดเริ่มต้นในการสร้างความสัมพันธ์ของคนในทีมและสร้างความแน่นแฟ้นให้กับทีมงานในระยะยาวด้วย หากแต่เพียงว่าจะใช้เครื่องมือ Team Building นี้เพียงอย่างเดียวไม่ได้ จะต้องใช้เครื่องมืออื่นๆควบคู่ไปด้วยจึงจะได้ผลลัพธ์เป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ

สุดท้ายนี้เครื่องมือสี่ตัวนี้ก็เป็นเพียงแนวทางกว้างๆในการพัฒนาทีมงานแต่เหนือสิ่งอื่นใดการจะทำให้ทีมงานทำงานได้อย่างทรงประสิทธิภาพ พื้นฐานที่สำคัญที่สุดก็คือการสร้างความเชื่อใจและสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยในการทำงานร่วมกันในทีม เพราะถ้าหากไม่มีสองสิ่งนี้แล้วไม่มีทางที่ทีมงานจะทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพได้เลย และคงจะเป็นเรื่องน่าเสียดายที่นำผู้คนมารวมกันเป็นทีมแต่ทำงานได้น้อยกว่าแยกกันทำงานเสียอีก

Ref

https://www.cipd.org/globalassets/media/knowledge/knowledge-hub/evidence-reviews/2023-pdfs/8388-high-performing-teams-practice-summary.pdf
https://www.simplilearn.com/building-high-performing-teams-article#one_of_the_best_high_performing_team_models

‍

‍