เทคนิคการเขียน Business Case ที่ดีสำหรับ HR Tech ที่จะช่วยพาองค์กรไปอีกขั้น

Business Case คืออะไร? ทำไมต้องมี?

การจะลงมือทำอะไรสักอย่างที่สำคัญ และอาจต้องใช้ทรัพยากรและงบประมาณสูง ซึ่่งจำเป็นต้องมีการรวบรวมและเรียบเรียงข้อมูลที่มีคุณภาพ กำหนดวัตถุประสงค์ ขั้นตอนการดำเนินงาน การลงทุนและการใช้ทรัพยากร และผลลัพธ์ที่คาดหวัง เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารหรือผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจ เพื่อสร้างความความคาดหวังที่ตรงกันระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในการนำ HR Tech มาใช้ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและหน่วยงาน มากกว่าการแค่ช่วยลดภาระของฝ่ายบุคคล หรือการนำเสนอฟีเจอร์และฟังก์ชันการใช้งานของระบบเพียงอย่างเดียว และมั่นใจว่าเป็น HR Tech ที่ทุกคนต้องการจริง ๆ เพราะการนำ HR Tech มาใช้ในองค์กรเป็นการเดินทางที่ยาวนาน หากสิ่งที่เลือกไม่มีคุณค่าที่แท้จริงต่อองค์กรแล้ว ก็จะเกิดโอกาสที่จะล้มเลิกหรือไม่ได้รับความร่วมมือมากขึ้น ซึ่งประกอบด้วย

‍

5 ขั้นตอนในการเขียน Business Case สำหรับ HR Tech

‍

Part A: Reasons for change  

ขั้นที่ 1: ระบุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (Strategic Objectives) ลำดับแรก Business Case ที่ดีต้องตอบโจทย์และสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินธุรกิจขององค์กร เช่น องค์กรกำลังจะขยายสาขาใหม่ มีธุรกิจใหม่ หรือมีแผนที่จะลดต้นทุนในการดำเนินงาน ซึ่ง HR Tech ที่กำลังนำเสนอนี้จะช่วยตอบโจทย์และทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีนัยยะสำคัญ ซึ่งควรมีการระบุไว้ใน Business Case อย่างชัดเจน

‍

ขั้นที่ 2 : กำหนดเหตุผลในการเปลี่ยนแปลง (Reason for Change) ระบุเหตุผลที่องค์กจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง HR Tech ในองค์กร และเชื่อมโยงไปยังเหตุผลในการนำเสนอให้มีการเปลี่ยนแปลงจากฝ่ายบุคคล เช่น จำนวนพนักงานเกินโควต้าของระบบ ระบบที่ใช้อยู่ไม่รองรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน ระบบของ HR ไม่เชื่อมกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร บริษัทที่ให้บริการหลังการขายไม่เป็นที่น่าพึงพอใจ เป็นต้น

หากองค์กรยังไม่มีระบบตั้งต้นที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ก็สามารถเขียนสาเหตุที่ต้องมีระบบนั้น ๆ ได้ เช่น

> ปรับปรุง Business Metrics ลดต้นทุน เพิ่ม productivity ลดเวลาที่ใช้ในการทำงานจากการทำงานด้วยการมีระบบอัตโนมัติแทนที่การทำงานแบบ manual processes เพื่อให้ HR Professional สามารถนำเวลาไปทำงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น หรือระบบใหม่นี้อาจช่วยเพิ่ม employee engagement หรือส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะนำไปสู่ผลประกอบการทางธุรกิจ (เช่น ยอดขายหรือกำไร) ที่เพิ่มขึ้น เป็นต้น

> เพิ่ม Visibility การมีข้อมูลพนักงานที่แม่นยำครบถ้วน และเรียลไทม์ สามารถช่วยในกระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจของผู้บริหารและการวางนโยบายของงานบุคคลได้ดีขึ้น

ในกรณีที่มีระบบอยู่แล้ว แต่ต้องการเปลี่ยนแปลง เหตุผลในการเปลี่ยนแปลงเกิดจากปัญหาของระบบปัจจุบัน จะสามารถแบ่งได้เป็น 3 หมวด

> User Interface (รูปลักษณ์หรือวิธีการใช้งานของแพลตฟอร์ม) ไม่น่าดึงดูดให้พนักงานเข้าใช้งาน

> Funcionality ขาดฟังก์ชันที่จำเป็นสำหรับพนักงาน หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล หรือผู้บริหารองค์กร เช่น ระบบ dashboard ระบบ automation หรือการเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ

> Access ระบบป้จจุบันไม่เอื้อให้พนักงาน หัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล หรือผู้บริหารองค์กร เข้าถึงข้อมูลได้อย่างโปร่งใสและเรียลไทม์ เช่น โควต้าของจำนวนผู้ใช้งานไม่เพียงพอ ระบบไม่รองรับการจำแนกกลุ่มผู้ใช้งาน เป็นต้น

ไม่ว่าเหตุผลจะเป็นอะไร จะต้องตอบคำถามที่ว่า “ทำไมองค์กรถึงต้องเปลี่ยนแปลง?” ได้ชัดเจน มีเหตุผลสนับสนุนที่หนักแน่นเพียงพอ และสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินธุรกิจที่ได้ระบุไว้เป็นขั้นตอนแรก

‍

ขั้นที่ 3 : ระบุผลลัพธ์ที่องค์กรจะได้รับ (Success Picture) หากนำ HR Tech มาใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จตามภาพที่ทีมงานคิดไว้ องค์กรจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง และวิธีการวัดผลและติดตามอย่างต่อเนื่องตามเหตุผลในการเปลี่ยนแปลง (Reason to Believe) ที่ระบุไว้ข้างต้น

> ปรับปรุง Business Metrics เช่น ลดเวลาในการทำงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่ได้เร็วขึ้น 40% ในแต่ละเดือน ซึ่งจากการศึกษาของ Sage พบว่า บริษัทขนาดกลางกว่า 50% เลือกลงทุนใน HR Tech เพราะต้องการเพิ่มเวลาให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเพื่อไปทำงานที่มีคุณค่าเพิ่มขึ้น (54%) และเพื่อยกระดับผลการปฏิบัติงานของพนักงานในองค์กร (56%)

> เพิ่ม Visibility เช่น มี Dashboard ให้ผู้บริหารตัดสินใจได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งคาดว่าจะลดค่าใช้จ่ายด้านบุคคลสูงสุด 15% สามารถระบุแผนในการพัฒนากลุ่ม Talent ในองค์กร เพื่อ rotate มาทำโปรเจคใหม่ได้อย่างน้อย 5% ของพนักงานทั้งหมด หรือเติมคนที่มีความสามารถเข้ามาเพิ่มจากภายนอกองค์กรให้ครบตามสัดส่วนตามความต้องการของธุรกิจ (Business Requirement) ภายใน 30 วันหลัง implement ระบบใหม่สำเร็จ เป็นต้น

‍

7 Persuasive Reasons for HR Investment, unleash.ai

‍

Part B : Viability and risk

ขั้นที่ 4: ระบุความเป็นไปได้ (Possibility) ทั้งในเชิงบวกและลบ เพื่อให้เกิดความเชื่อมั่นว่า สามารถดำเนินงานต่อได้จริง มีความเสี่ยงที่อาจเกิดผลกระทบต่อองค์กรน้อยที่สุดตามที่ได้วางแผนไว้ และมีความเป็นไปได้สูงที่จะประสบความสำเร็จ

> Viability ให้ข้อมูลสนับสนุนข้อเสนอ โดยระบุความเป็นไปได้ของการดำเนินการจริง ไม่ว่าจะเป็นตัวอย่างโซลูชันส์ หรือรายชื่อผู้ให้บริการในตลาดในปัจจุบัน ตัวอย่างองค์กรหรือกรณีศึกษาที่ประสบความสำเร็จ เป็นต้น ซึ่งอาจประกอบด้วย หัวข้อดังต่อไปนี้

○ ค่าใช้จ่ายตั้งต้น (Initial cost)

○ ค่าใช้จ่ายในการใช้งานต่อเนื่อง (Long-term cost)

○ รีวิวการใช้งานที่ผ่านมา (Feedback reviews)

○ ความง่ายในการใช้งาน (Ease of implementation)

○ ความเชื่อมโยงกับระบบปัจจุบันขององค์กร (Compatibility)

> Risk ให้ข้อมูลความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในองค์กร พร้อมแผนในการป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น โดยต้องนำเสนอก่อนที่ผู้บริหารจะสอบถามหรือเกิดความกังวล

‍

ขั้นที่ 5: ระบุแผนการดำเนินโครงการโดยสังเขป (Project Plan) เพื่อแสดงความมุ่งมั่นว่าทีมงานได้วางแผนมาอย่างดีแล้ว รวมถึงมีแผนการทำงานที่ครอบคลุม รองรับภายใต้กรอบระยะเวลา งบประมาณ และทรัพยากรที่กำหนด ซึ่งจะนำเสนอข้อมูลละเอียดขนาดไหน ควรพิจารณาสไตล์ วาระโอกาส และเวลาของผู้บริหารในการพิจารณาหัวข้อนี้ ซึ่งส่วนใหญ่จะไม่ได้มีเวลาและความจำเป็นในการพิจารณาข้อมูลแผนงานในรายละเอียด จึงควรโฟกัสที่จุดสำคัญ ๆ ของแผนงาน (Key Milestones) ที่จะเป็นขั้นที่จะนำไปสู่ความสำเร็จหรือมีการเปลี่ยนแปลงแผนงานเกิดขึ้น

Part C : Management Buy-In & Approval  

‍

ขั้นที่ 6 : หาข้อสรุปและการอนุมัติ ให้ข้อมูลสรุปวัตถุประสงค์ ข้อเสนอทางเลือกที่แนะนำ ผลลัพธ์ และขอรับการอนุมัติอย่างชัดเจนจากผู้บริหารให้ชัดเจน ซึ่งในขั้นตอนนี้ การสร้างความสัมพันธ์กับผู้บริหารไว้ตั้งแต่ต้นเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะเพิ่มโอกาสที่จะสำเร็จ เนื่องจากได้รวบรวมข้อมูลในมุมมองของผู้บริหารไว้ตั้งแต่เริ่มต้น  

ลักษณะของ Business Case ที่ดี

‍

1. Quantifiable ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมาย ผลลัพธ์ หรือการลงทุน ต้องสามารถคำนวณออกมาเป็นตัวเลขที่จับต้องได้ เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบทางเลือกต่าง ๆ ได้อย่างมีนัยยะมากพอที่จะหารือ และอาจมี benchmark ที่เหมาะสมเพื่อตั้งเป็นเกณฑ์ในการตัดสินใจ และสามารถติดตามวัดผลได้จริง ไม่ให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนระหว่างกันเพราะไม่ได้คุยเรื่องตัวเลขที่ชัดเจน อย่าลืมว่า คำว่า “สูง” หรือ “ต่ำ” ของแต่ละคนไม่เท่ากัน ในขณะที่ผู้บริหารอาจมองตัวเลขเริ่มต้นที่หลักร้อยล้าน ในขณะที่พนักงานอาจมองเพียงหลักแสน เพราะภาพของการมององค์รวมของธุรกิจและงานในสายงานตนเองที่มี perspective ที่กว้างยาวไม่เท่ากัน

‍

2. Accuracy ข้อมูลที่มานำเสนอควรถูกต้องแม่นยำ หรือถูกคำนวณมาอย่างดี มีหลักการและเหตุผล ที่มาที่ไป แหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้ มากกว่าการประมาณการณ์จากประสบการณ์ในอดีตของบุคคลใดคนหนึ่งเพียงอย่างเดียว โดยเฉพาะส่วนใหญ่มักจะเป็นของพนักงานที่เป็นคนเขียนรายงานเพียงคนเดียว ซึ่งหลายครั้งไม่ใช่คนที่อยู่หน้างานหรือเห็นปัญหาจริง แต่กลับถูกนำมาตัดสินใจลงทุนเพื่อเปลี่ยนแปลงองค์กร ดังนั้นจึงควรมีกระบวนการรวบรวมและกลั่นกรองข้อมูลอย่างเป็นระบบจากคนมากกว่า 1 ฝ่าย ส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย

> Tech Expert ตัวแทนผู้เชี่ยวชาญที่รู้เรื่องเทคโนโลยี เพื่อให้มุมมองในเชิงของเทรนด์เทคโนโลยี หรือความสามารถของเทคโนโลยีในอนาคต รวมถึงในเชิงเทคนิคของการนำมาใช้งานจริงในองค์กร

> HR Expert ตัวแทนคนที่เข้าใจระบบงานบุคคลในปัจจุบันและเทรนด์ในอนาคต

> Employee Representative ให้ข้อมูลในฐานะผู้ใช้งานหรือกลุ่มเป้าหมาย

> Compliance ตัวแทนจากฝ่ายกฎหมายหรือ Compliance เนื่องจากเครื่องมือส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและองค์กร จึงจำเป็นต้องมีการขอข้อมูลเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อวางแผนการดำเนินงานล่วงหน้า แต่ต้องไม่ถูกบล็อกความคิดด้วยกฎระเบียบที่จริง ๆ แล้วยังสามารถเปลี่ยนแปลงได้และจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตให้ตอบโจทย์องค์กรมากขึ้น

‍

3. Reasonable วัตถุประสงค์ องค์ประกอบ และผลลัพธ์ทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกับทิศทางธุรกิจและการดำเนินงานขององค์กรอย่างเหมาะสม และสร้างการเปลี่ยนแปลงที่องค์กร “จำเป็นต้องมี (Must-Have)” ได้จริง ดังนั้นควรประกอบด้วยเหตุผลสนับสนุน 3-5 ข้อในการขอนำ HR Tech ที่ตอบโจทย์เข้ามาใช้ในองค์กร

‍

4. Actionable ข้อมูลต้องจบด้วยขั้นตอน หรือ action ที่จะนำไปทำต่อได้จริงทันทีหากได้รับการอนุมัติ เช่น มีการระบุชื่อ Potential Supplier หรือชื่อ Project Owner ไว้แล้ว สามารถติดต่อเพื่อหารือเพิ่มเติมได้เลยในขั้นตอนถัดไป เป็นต้น

‍

อย่าลืมว่า การเขียน Business Case เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่จะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจนำการเปลี่ยนแปลงสำคัญ ๆ มาสู่องค์กร และให้ทิศทางและความคาดหวังที่ตรงกันกับผู้ปฏิบัติงาน ดังนั้น การเขียน Business Case ที่มีคุณภาพจะเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารที่มีหลายเรื่องให้จัดการ ดังนั้น การบริหารเวลาในการประชุมก็เป็นอีกหนึ่งเรื่องเล็กที่อาจเป็นปัจจัยที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงในองค์กรเกิดขึ้นได้จริง เพราะหลายครั้งที่จัดสรรเวลาไม่เพียงพอจนทำให้ตอนจบไม่ได้มีการสรุปกัน ทำให้การดำเนินการล่าช้าจนทีมงานหมดไฟไปก่อน หรือตีความไปว่าไม่ได้รับการอนุมัติ เป็นต้น

‍

หากทีมงานได้วางแผนรวบรวมข้อมูลมาดี ครบถ้วน ตอบโจทย์ธุรกิจ พร้อมให้ตัดสินใจในการลงทุนใน HR Tech ก็เชื่อว่านี่จะเป็นอีกหนึ่งก้าวสำคัญในการช่วยให้องค์กรสามารถก้าวไปอีกขั้นได้อย่างประสบความสำเร็จได้จริง  

‍

อ้างอิง

https://www.businessnewsdaily.com/16122-best-hr-software.html

https://www.unleash.ai/hr-technology/7-steps-for-building-your-business-case-for-hr-tech-investment/

https://hbsp.harvard.edu/inspiring-minds/how-to-write-a-great-business-case

https://www.reflektive.com/blog/buy-vs-build-hr-management/

https://hbr.org/2014/07/the-right-way-to-present-your-business-case

https://www.atiom.app/our_approach.html

https://www.sage.com/en-gb/blog/how-to-build-hr-investment-business-case/