การใช้เทคโนโลยีในงาน HR (HR Technology) โดยเฉพาะในประเทศไทยมีการใช้งานมาอย่างยาวนาน ตั้งแต่การเขียนโปรแกรมเพื่อนำมาใช้เฉพาะองค์กร การใช้ Function ในโปรแกรม Microsoft Office มาช่วยเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลในองค์กร
การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่ขายในท้องตลาดเพื่อใช้ในองค์กรขนาดเล็กที่มีความต้องการคล้ายๆกันและมีระบบงานที่เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน และสุดท้ายการใช้โปรแกรม Enterprise Resource Planning (ERP) ในองค์กรซึ่งรวบรวมความเชื่อมโยงการทำงานทุกกระบวนการขององค์กร ตั้งแต่ข้อมูลพนักงานการจ่ายเงินพนักงาน การวิเคราะห์ต้นทุนค่าใช้จ่ายขององค์กรตลอดจนการจัดทำข้อมูลเพื่อใช้สำหรับงบการเงินขององค์กร จากเดิมเทคโนโลยีทางด้าน HR มีราคาแพงและจะต้องใช้ระยะเวลานานในการเริ่มทำระบบเพื่อให้เหมาะสมกับองค์กรแต่ละองค์กรให้มากที่สุดปัจจุบันเทคโนโลยีด้าน HR มีราคาถูกลงกว่าเดิมเป็นอย่างมากและสามารถการใช้บริการแบบเช่าใช้ (Subscription) หากไม่พอใจก็สามารถเปลี่ยนไปใช้ระบบอื่นได้ในระยะเวลาไม่นานรวมถึงการพัฒนาระบบ ก็มีการเขียนโปรแกรมพื้นฐานที่จำเป็นต้องมีสำหรับทุกองค์กรและองค์กรใดที่จะปรับปรุงหรือ Customize ให้เข้ากับองค์กรตัวเองก็ใช้ความพยายามและระยะเวลาในการพัฒนาระบบที่สั้นลงกว่าเดิมรวมถึงแนวโน้มการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปยิ่งทำให้เร่งปฏิกิริยาการใช้ HR Tech Solution ให้เร็วขึ้น และเมื่อผู้ใช้มากขึ้น การที่จะนำเสนอ Solution ในราคาที่ถูกลงก็ยิ่งเป็นไปได้สูงขึ้นเรื่อยๆในอนาคตอันใกล้
แนวโน้มการทำงานที่มีส่วนเร่งให้ HR Tech Solution น่าสนใจยิ่งขึ้น
1.การเพิ่มขึ้นของการทำงานแบบ Remote Working ทำให้เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับ Remote Working มีผู้ผลิตเพิ่มมากขึ้น เทคโนโลยีในกลุ่มนี้ ได้แก่การเข้าระบบ HR ขององค์กรผ่าน Cloud และ Internetหรือ Cloud-based HR System การใช้เครื่องมือบริหารโครงการ Project Management Tools เนื่องจากแต่ละคนอาจจะไม่ได้นั่งทำงานร่วมกันแต่ต้องมาทำงานโครงการร่วมกัน และ VDO Conference Software ซึ่งเป็นเหมือนปัจจัยที่5 ในการทำงานแบบ Remote ก็ว่าได้
2.การใช้เทคโนโลยีเพื่อสร้าง Culture และการใช้ข้อมูลในการส่งเสริมCulture องค์กรในยุคปัจจุบันมีความเชื่อว่าวัฒนธรรมองค์กรมีส่วนช่วยในหลายเรื่องตั้งแต่การมี Application ที่ส่งเสริมการสื่อสารการทำกิจกรรมเพื่อสร้างการรับรู้ความเข้าใจเรื่อง Culture องค์กรการใช้ระบบเพื่อประเมินความพึงพอใจหรือความต้องการของคนในองค์กรซึ่งเทคโนโลยีนี้หลังบ้านจะมีการจัดเก็บข้อมูลที่ได้มีการสอบถามพนักงานอย่างเป็นระบบสามารถวิเคราะห์และตีโจทย์ความต้องการที่ส่งผลต่อการสร้าง Culture และการรักษาพนักงานได้
3.การใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้ลดการกีดกันทางการจ้างงานโดยไม่เป็นธรรมด้วยเทคโนโลยี AI เพื่อให้เห็นภาพได้ง่าย เทคโนโลยีหุ่นยนต์ หรือระบบ AI จะช่วยขจัดอคติในการทำงานด้านต่างๆ การใช้ AI คัดกรองใบสมัครจะทำให้ลดอคติหรือลดความผิดพลาดได้ และยังช่วยให้เกิดความรวดเร็วยิ่งขึ้นในการคัดเลือกด้วย
ในการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้รายงานจาก Sage พบว่า 63% ของ HR Leader ไม่มั่นใจว่า HR Tech ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันจะสามารถตอบโจทย์การทำงานของอนาคตได้หรือไม่และจากการสำรวจของ IHRIM เมื่อปี 2019 ก็พบว่าองค์กรก็ไม่ได้มั่นใจว่าสามารถวัดผลตอบแทนของการลงทุน ROI (Return on Investment) ได้จากโครงการพัฒนา HR Tech Solution แค่บางส่วนเท่านั้น
ROI นี้สำคัญไฉน
ROI (Return on Investment) หมายถึง อัตราผลตอบแทนต่อหนึ่งหน่วยของต้นทุน การประเมินมูลค่า ROI จะช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพให้กับ HR โดยเฉพาะในการลงทุนเกี่ยวกับ HR Tech Solution ซึ่งใช้เงินลงทุนค่อนข้างมากและยังกระทบกับพนักงานในองค์กร ที่ผ่านมาหน่วยงานอย่าง HR มักจะถูกมองว่าเป็นหน่วยงานที่“ใช้เงิน” (Cost Center) มากกว่าหน่วยงานที่ช่วยหาเงินหรือสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ (Profit Center) การประเมินมูลค่า ROI จะต้องมีการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบเริ่มต้นตั้งแต่กระดุมเม็ดแรกเมื่อเราจะเลือก HRTech Solution ใหม่เข้ามาใช้งานเราควรคำนึงผลที่จะได้รับที่สามารถวัดผลได้จากการนำ Solution นั้นเข้ามาใช้ ยกตัวอย่างเช่น การใช้เทคโนโลยีจะช่วยลดระยะเวลาการทำงาน Routine ของ HR หรือช่วยลดระยะเวลาการทำงานของผู้ใช้ได้รวมถึงการลดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ (HumanError) เป็นจุดตั้งต้นก่อนที่จะเลือก Solution ใดๆ เข้ามาในองค์กรเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะคุ้มค่าในการลงทุน HR Tech
การหาต้นทุนใน HR Tech Solution
จากสูตรคำนวณข้างต้นการที่เราจะหาผลตอบแทนของ ROI ให้ได้ เราควรจะทราบในขั้นต้นก่อนว่าค่าใช้จ่ายเกิดจากอะไรบ้าง โดยมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้
1.ค่าใช้จ่ายในการโอนย้ายข้อมูล การติดตั้งและการบำรุงรักษา ค่าใช้จ่ายนี้มักจะจ่ายครั้งเดียว เมื่อเริ่มระบบโดยอาจจะมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบที่คิดค่าใช้จ่ายแบบรายปีเหมาจ่าย
โครงการ
สิ่งที่จะได้รับจากโครงการ
การคำนวณ ROI
Automation HR Tech
ประหยัดเวลา
ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นจากการลดเวลาการทำงานในบางส่วน วัดผลจากค่าจ้างของพนักงานต่อผลงาน
การใช้ AI คัดกรองใบสมัคร
หาพนักงานได้รวดเร็วขึ้น
การจ้างและการรักษาพนักงานได้รวดเร็วขึ้น Recruiter มีผลิตภาพที่สูงขึ้น วัดผลจากจำนวนวันในการใช้หาพนักงานใหม่
ระบบ Learning Management System
การเรียนรู้แบบออนไลน์ และการใช้สื่อออนไลน์ในการสอนพนักงาน
ช่วยลดเรื่องการจ้าง Trainer ที่สอนในห้องเรียน และเปลี่ยนเป็นการเรียนออนไลน์ วัดผลจากค่าใช้จ่ายการจ้าง Trainer ที่ถูกลงจากการพัฒนาสื่อออนไลน์ในการสอนพนักงานทดแทนการเรียนรู้ในห้องเรียนในบางหลักสูตร
ระบบ Employee Engagement Dashboard
ประเมินความผูกพันของพนักงาน และการวิเคราะห์ปัจจัยที่ส่งผลต่อความผูกพัน
สร้างวัฒนธรรม และความผูกพันของพนักงาน วัดผลจากคะแนน Employee Engagement Score และการลดอัตราการลาออกของพนักงาน (Turnover Rate)
ระบบ Performance Management
การถ่ายทอดเป้าหมาย การติดตามสามารถทำได้แบบ Real Time
การกระจายเป้าหมายงานและระบบ Feedback มีประสิทธิภาพมากขึ้น วัดผลจากการบรรลุตัวชี้วัด และการแก้ไขปัญหาจากการติดตามข้อมูลผลงานพนักงาน
2.ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) เช่น ค่าเช่าใช้หรือ Subscription โดยปกติจะคิดตามจำนวนผู้ใช้อาจจะแบ่งเป็นตามขั้นบันได หรือคิดตามจำนวนจริงก็ได้ โดยปกติจะคิดค่าใช้จ่ายนี้เป็นรายปี
3.ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรายเดือน เช่นค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการข้อมูล ที่จ่ายก็ต่อเมื่อมีการเรียกใช้งาน เช่นการประมวลผล หรือการแก้ไขปัญหาต่างๆ ในระบบ
4.ค่าใช้จ่ายในการอบรมพนักงานในการใช้ระบบโดยปกติค่าใช้จ่ายในส่วนนี้จะมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายในการใช้ระบบซึ่งจะถูกคิดค่าบริการครั้งเดียวหรือบางระบบก็ใช้ส่วนนี้เป็นส่วนที่จัดให้กับองค์กรโดยไม่มีค่าใช้จ่าย
แนวทางและข้อมูลที่จะใช้ในการคำนวณ ROI
เมื่อเรารู้ว่าต้นทุนมีในมิติใดบ้างขั้นต่อไปคือการวิเคราะห์ว่าเราจะใช้ข้อมูลอะไรบ้างเพื่อให้สามารถแปรผลสิ่งที่เราจะใช้ในการประเมินมูลค่าเราลองมาดูแนวทางและไอเดียการคำนวณ ROI จากโครงการ ดังต่อไปนี้
จะเห็นได้ว่า HR Tech Solution ไม่ได้ทำหน้าที่แค่การทำให้งาน HR เป็นอัตโนมัติมากขึ้นแต่เป็นการเปลี่ยนโฉมงานและบทบาทของ HR จากหน้ามือเป็นหลังมือ เนื่องจากงาน HR เป็นงานสนับสนุนเพราะฉะนั้น หากจะนำ HR Tech Solution มาใช้ในองค์กรมีความท้าทายมากในการทำให้ผู้บริหารเห็นด้วยและสนับสนุนโครงการในการทำให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร โดยมีแนวทางการจูงใจผู้บริหาร ดังนี้
· อธิบายถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับที่เกี่ยวข้องกับคนทั้งองค์กรและเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพเช่น การทำให้ระบบบริหารผลงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นเพิ่มคุณภาพของการจ้างงาน และการวิเคราะห์แนวโน้มเกี่ยวกับพนักงานในองค์กร
· การใช้ HR Tech จะช่วยให้ประสบการณ์การใช้งานของพนักงานโดยเฉพาะพนักงานกลุ่มคนรุ่นใหม่ดียิ่งขึ้น
· ประโยชน์ของการใช้ HR Tech ที่จะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายพร้อมกับยกตัวอย่าง เช่น การทำให้กระบวนการทุกอย่างเป็นอัตโนมัติและสามารถลดกระบวนการที่ไม่จำเป็นและซ้ำซ้อน เช่น การบันทึกข้อมูล การสร้างรายงานการสรรหาและคัดเลือก ทำให้งานที่ต้องทำซ้ำๆเป็นไปโดยเร็ว
· การเตรียมข้อมูล Case Study ในการใช้ HR Tech สำหรับอุตสาหกรรมที่ใกล้เคียงกัน เพื่อทำให้แนวทางของคุณน่าเชื่อถือมากขึ้น
การวัดผลตอบแทนที่มากกว่าผลตอบแทนเชิงตัวเลข
การพยายามค้นหาวิธีวัดผลตอบแทน ROI สำหรับ HR Tech Solution เป็นเรื่องที่ควรจะต้องหาตัวเลขที่สามารถวัดผลได้แต่สิ่งที่ควรจะทำมากกว่าหรือทำเพิ่มขึ้นคือเรื่องของการวัดผลตอบแทนในเชิงคุณภาพควบคู่กันไปด้วยจากรายงานของ Harvard Business Review พบว่าในระยะยาวองค์กรที่ลงทุนในด้าน HR Innovation มีแนวโน้มที่จะชนะคู่แข่งได้มากกว่าองค์กรที่ไม่ได้ลงทุนแม้จะไม่สามารถวัดผลความคุ้มค่าของการลงทุนในเชิงตัวเลขได้ในทุกโปรแกรมหรือทุกมิติแต่การที่จะเริ่มนำ HR Tech Solution เข้ามาใช้ไม่ควรมองข้าม Check List ที่จะทิ้งท้ายไว้ให้กับทุกท่านตามนี้
1.ความสามารถในการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลพนักงานเดิมโดยไม่ติดขัดเนื่องจากข้อมูลพนักงานในฐานข้อมูลมีความสำคัญมากที่สุดข้อมูลหนึ่งเพราะจะต้องใช้ในการบริหารผู้ใช้ และใช้ในการนำไปวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ต่อ
2.การออกแบบที่ให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของผู้ใช้แม้ว่าระบบที่ใช้จะมีความสามารถมากแค่ไหน แต่ถ้าผู้ใช้ไม่โอเคที่จะใช้งานการทำให้ระบบนั้นประสบความสำเร็จได้นั้นเป็นเรื่องยากและถ้าผู้ใช้งานเป็นพนักงานที่มีจำนวนมากประสบการณ์ของผู้ใช้งานเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญลำดับต้นๆ
3.เลือก Software ที่มีการออกแบบที่ดี การเลือก Software เข้ามาใช้เราควรเลือกจาก Software ที่ตอบโจทย์ Requirement ของเรามากที่สุด น้อยไป ก็ไม่ตอบโจทย์การทำงาน มากไปก็แสดงว่าเราซื้อของแพงเพราะเราไม่ได้ใช้เต็มประสิทธิภาพเรื่องที่ควรระมัดระวังมากที่สุดคือการได้ Softwareที่ทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพเราควรจะทดสอบและตั้งคำถามกับ Software ตัวที่เรากำลังจะนำเข้ามาใช้ให้มากๆเพื่อปิดความเสี่ยงในการได้ของที่ไม่ตรงกับความต้องการที่แท้จริงของเรา
4.รู้ความต้องการของตนเองสุดท้ายในการลดความเสี่ยงด้านการลงทุน HR Tech Solution เราต้องรู้ความต้องการที่แท้จริงของเราความต้องการที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือประณีประนอมได้ ถ้า Solution ไหนไม่ตอบโจทย์ เราจะไม่ยอมเลือก Solution นั้นเป็นอันขาด
การจัดทำโครงการด้าน HR บนพื้นฐานของ ROI จะช่วยให้การนำเสนอโครงการต่าง ๆมีแนวโน้มที่จะได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังช่วยให้หน่วยงานต่างๆยอมรับในผลงานของ HR และนำมาซึ่งการร่วมมือในการดำเนินโครงการของ HR ในอนาคตไม่ว่าคุณจะเป็นคนที่ใช้ HR Tech Solution อยู่แล้ว หรือกำลังมองหา HR Tech Solution ใหม่ๆ สมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย (PMAT) กำลังจะมีงาน Thailand HR Tech Conference & Exposition 2023 ในวันที่ 14-15 มิถุนายน 2566 เวลา 8:00 น. - 17:00 น. ณ รอยัลพารากอน ฮอล์ล ชั้น 5 สยามพารากอน ซึ่งธีมหลักในปีนี้คือ Everything Everywhere Augmented ในงานนี้ได้รวบรวม HR Tech Solution ทุกรูปแบบที่นำมาเสนอกับผู้ร่วมงานพร้อมเวทีแสดงความคิดเห็นจากผู้ใช้จริงจึงไม่ควรพลาดสำหรับ HR สาย Tech ทุกคนที่จะได้เข้ามาร่วมเปิดประสบการณ์ใหม่ๆไปด้วยกัน
ที่มา
3 HR techtrends that will deliver the best ROI in 2023 - Test Gorilla
How toJustify Human Resource Technology ROI? - Possible Works
The ROI ofHR Tech - Lattice
Assessingthe value of HR tech: Going beyond the numbers - Sage
การจัดทําโครงการด้าน HR บนพื้นฐานของ ROI -Business Plus
.svg)
