หากจะพูดถึงการทำงานแบบ Remote Working หรืออธิบายแบบสั้น ๆ เข้าใจง่ายคือ การทำงานแบบไม่ต้องเข้าออฟฟิศ บริษัทแรกที่มนุษย์ทำงานสมัยใหม่จะพากันเอ่ยชื่อก็คงไม่พ้น Gitlab บริษัทยักษ์ใหญ่ที่สายนักพัฒนา (Developer) ชื่นชอบกัน โดยสิ่งที่ Gitlab ให้บริการคือการสร้างตัวเองเป็น Drive ศูนย์กลางในการจัดเก็บ Code ที่นักพัฒนาเขียนเอาไว้ เพื่อนำไปสร้างโครงการต่อยอดจาก Code ดั้งเดิมที่คนแรกสร้างเอาไว้ได้ โดยเป็นการประหยัดเวลา และสามารถพัฒนาร่วมกันหลาย ๆ โครงการได้ โดยที่ระบบจะจัดเก็บเป็นไฟล์ย่อย ๆ กันการทำงานซ้อนกัน ซึ่งแนวคิดนี้เรียกโดยทั่วไปว่า Opensource
สิ่งหนึ่งที่วงการHR ต่างพากันชื่นชอบ และนำวิธีการของ Gitlab มาใช้งานต่อคือการเปลี่ยนถ่ายการทำงานมาเป็นระบบRemote work หรือการทำงานจากที่ไหนก็ได้เนื่องจากที่บริษัทนี้มีพนักงานกระจายอยู่ทั่วโลกมากกว่า 1,300 คน ซึ่งทำให้การทำงานเป็นแบบ “Full-Remote” หรือการทำงานที่ไม่ยึดติดกับการต้องเข้ามาทำที่ออฟฟิศโดยเน้นความยืดหยุ่นเป็นหลักเนื่องจากเวลาทำงานของแต่ละคนจากคนละซีกโลกนั้นก็ไม่เท่ากันดังนั้นจึงไม่สนับสนุนให้เกิดการประชุมที่เสียเวลาและทำให้พนักงานต้องจัดเวลาของตัวเองให้เข้ากับคนอื่น โดยเปลี่ยนความสำคัญไปที่การ“จัดเก็บเอกสาร” (Document) มากกว่า และที่สำคัญคือกระบวนการทำให้เอกสารมีชีวิต หรือ Living Documents เป็นอะไรที่Gitlab ทำให้ผู้คนจากหลากหลายประเทศสามารถทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำว่า Living Documents แท้จริงแล้วก็มีรากฐานมาจากกระบวนการทำ KM หรือ Knowledge Management นั่นเองแต่การที่ใส่ความเป็นสิ่งมีชีวิตให้กับเอกสารเข้าไปจึงทำให้ผู้คนจากหลากหลายสถานที่ในหน่วยงานที่แตกต่างกันในองค์กรสามารถที่จะปรับปรุงแก้ไข และทำให้ทันสมัยได้ตลอดเวลา โดยเอกสารที่สำคัญที่สุดอย่างเช่น คู่มือพนักงานก็เป็นเอกสารที่ทางบริษัทเปิดเป็นสาธารณะนั่นหมายความว่าคนนอกองค์กรอย่างเราก็สามารถเข้าไปดูทุกอย่างภายในเอกสารนั้นได้อาทิ การพัฒนา (Learning and Development) การเบิกจ่าย การ OnBoarding การพัฒนาสายงาน ฯลฯ สิ่งเหล่านี้เองที่ช่วยให้บริษัทสามารถที่จะทำงานแบบFull-Remote ได้แบบ 100% เนื่องจากหากพนักงานมีข้อสงสัยอะไรไม่ว่าจะเวลาไหนก็ตาม ก็จะสามารถเข้าไปสืบค้นเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น CaseStudy หรือคู่มือการแก้ปัญหาได้จากแหล่งรวมเอกสารเหล่านี้ซึ่งก็จะมีผู้ดูแลรับผิดชอบเป็นส่วนงานไปทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารได้รับการแก้ไขปรับปรุงพร้อมใช้งานเสมอ
อย่างไรก็ตาม Gitlab เองก็ได้ตั้งคำถามกับเรื่อง Remote Work มาตั้งแต่ปี2014 ว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรอื่นสามารถเปลี่ยนตัวเองมาเป็น RemoteWork ได้ โดย Gitlab ได้จัดทำเอกสารคู่มือเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวมากกว่า50 ฉบับที่สามารถสืบค้นได้จาก website ของบริษัทเองสิ่งที่น่าสนใจคือ Gitlab ได้จัดระดับของความ Remote ออกไว้ถึง 10 ระดับด้วยกัน ตั้งแต่ไม่สามารถ Remoteได้เลย ไปจนถึง ไม่มีออฟฟิศให้เข้า ที่ระดับสูงสุด (Full-Remoteของ Gitlab คือระดับที่ 9) โดยสิ่งที่ Gitlab ระบุไว้ว่าน่าสนใจมากที่สุดคือระดับที่ 5 หรือ Hybrid Remote ซึ่งจากการสำรวจRemote Work Report พบว่าพนักงานถึง 42% มีความต้องการที่จะทำงานจากที่ไหนก็ได้แต่ขณะเดียวกันก็ยังอยากเจอเพื่อนร่วมงานตัวจริงอยู่ในสถานที่ทำงานจริง ๆตรงจุดนี้เองที่หลายบริษัทจึงหันมาสนใจการสร้าง Hybrid Workplace ขึ้นมา โดยที่สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงมากที่สุดคือจากนี้ไปหากบริษัทจะนำระบบ Hybrid เข้ามาใช้งานจริง ๆผู้บริหารจะต้องระลึกไว้เสมอว่ากำลังจะสร้าง Employee Experience ที่แตกต่างกันสองรูปแบบออกมา ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางมาทำงาน การประชุม การพัฒนาพนักงานการปรับระดับ การวัดและประเมินผลปฏิบัติงาน และอื่น ๆ อีกมากมายดังนั้นจึงมีข้อเสนอพึงระวังสำหรับการจัดการการบริหารงานแบบระบบ Hybrid ดังนี้
1.) หมั่นบันทึกการประชุมที่สำคัญเอาไว้ทั้งการอัดเป็นวิดีโอ เสียง และเอกสารและเผยแพร่ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบอย่างโปร่งใสทำให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นจากการสืบค้นย้อนหลัง
2.) อย่าทอดทิ้งการสนทนาแบบไม่เป็นทางการ การคุยกับแบบCoffeeChats ยังควรได้รับการสนับสนุนให้เกิด เช่นการคุยเล่นระหว่างเพื่อนร่วมงาน โดยเฉพาะพนักงานที่ทำงานคนละรูปแบบกัน
3.) ออกแบบห้องประชุมใหม่ ภาพจำของห้องประชุมในออฟฟิศที่มีหลายที่นั่งควรจะต้องหายไปและทำภาพจำขึ้นมาใหม่ว่าจริง ๆ แล้วออฟฟิศก็เป็นแค่ที่เก็บห้องประชุมหลาย ๆห้องเอารวมกันไว้ โดยเน้นการทำงานที่สามารถประชุมได้ทั้งในออฟฟิศและคนจากภายนอก
4.) จะต้องแจกจ่ายหัวข้อการประชุม หรือ Agenda ให้ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า 100% เพื่อลดภาระในการเข้ามาอธิบายหัวข้อซ้ำใหม่และจะเสียเวลาในการทำงานลงไป
5.) ผู้นำจะต้องเป็นผู้เริ่มการ Remote ก่อนเลย เพื่อไม่ให้พนักงานติดภาพเดิมที่คิดว่าเวลาจะเสนอข้ออะไรหรือต้องการให้นายตัดสินใจอะไรต้องเข้าไปที่ออฟฟิศเพื่อนัดพบ เป็นต้นการบังคับให้ผู้นำเริ่มทำสิ่งนี้จะลดบทบาทของออฟฟิศแบบกายภาพลงไปได้เยอะ
6.) พิจารณาการกำหนดวันที่บังคับให้เข้าออฟฟิศ เนื่องจากหากไม่ยืดหยุ่นให้เพียงพอดีอาจทำให้เกิดปัญหาภายหลังทั้งการเข้าถึงพนักงาน การสร้างคุณภาพชีวิตของพนักงานและเรื่องการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่ซับซ้อน
7.) สร้างสวัสดิการที่เท่าเทียมกันไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ต้องเข้าออฟฟิศประจำ หรือพนักงานที่สามารถทำงานจากภายนอกได้เพื่อไม่ให้เกิดความแตกต่างที่ไม่จำเป็น
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งในการสร้างHybridWork ให้ประสบความสำเร็จ คือการสื่อสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารระหว่างทีมด้วยกันเอง และข้ามหน่วยงานหากการสื่อสารไม่เป็นไปอย่างพอเพียงและมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้การทำงานแบบ Hybridนั้นมีความยากลำบากมากขึ้นนั่นเอง
อ้างอิง
[eBook]The Remote Playbook (gitlab.com)
.svg)
