เราจะจัดระเบียบออฟฟิศอย่างไรให้กลับมาน่าทำงานยิ่งกว่าเดิม

81% ของคนทำงานในอเมริกาพอใจมากกับการทำงานที่บ้าน และกว่าครึ่งบอกว่าทำให้ work life balance ดีขึ้น ข้อมูลจากจากการสำรวจของ Livecareer กับคน 1,000 คน  

ก่อนอื่น มาดูกันก่อนว่า ทำไมคนถึงชอบทำงานที่บ้าน?

พนักงานหลายคนยอมรับว่าทำงานได้ดีกว่าเดิมด้วยซ้ำที่บ้าน ประหยัดค่าเดินทาง และรู้สึกสบายกว่าเดิมทั้งการแต่งตัว เวลาพักผ่อน และไม่ได้ลำบากในการใช้ระบบไอที ในขณะที่ National Bureau of Economic Research พบว่า พนักงานยังเรียนรู้ด้วยตัวเองเพิ่มขึ้นอีกด้วยเมื่อทำงานที่บ้าน

35% อ่านหนังสือมากขึ้น เมื่อทำงานที่บ้าน

29% ลงเรียนศึกษาต่อในระดับที่สูงขึ้น

34% เข้าเรียนคอร์สออนไลน์ เพื่อเพื่มทักษะในการทำงาน

แต่องค์กรกว่า 70% ก็ยังวางแผนอยากจะให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ เพราะเชื่อว่า การทำงานแบบเห็นหน้ากันตัวเป็น ๆ ในออฟฟิศ มีคนเดินไปเดินมา หรือยืนคุยกันที่ตู้กดกาแฟนั้นยังมีประโยชน์อยู่หลายอย่าง และพนักงานบางส่วนก็ยังอยากเข้าออฟฟิศ แต่ขอสัปดาห์ละไม่เกิน 3 วันเท่านั้น นอกซะจากว่ามีเงื่อนไขบางอย่างที่ดีกว่าการทำงานที่บ้าน

‍

ทำงานที่บ้านดีขนาดนี้ แล้วทำไมคนถึงชอบทำงานที่ออฟฟิศ?

เดือนที่ผ่านมา Google เจ้าแห่งการออกแบบออฟฟิศที่สร้างแรงบันดาลใจให้บริษัทและคนทำงานทั่วโลกอันดับต้นๆที่เราต้องนึกถึง ที่เปลี่ยนภาพจำของออฟฟิศให้เป็นมากกว่าสถานที่ทำงาน ออฟฟิศ หรือ campus เป็นสังคมของคนเก่งๆจากทั่วทุกมุมโลกที่เดินทางมาโดยมีเป้าหมายในการมาแก้ปัญหาสำคัญๆบางอย่างร่วมกัน ดังนั้น กูเกิ้ลจึงได้ renovate ออฟฟิศใหม่ให้ตอบโจทย์ hybrid workplace ในอนาคต ตั้งแต่การมีพื้นที่รองรับการประชุมที่จุคนเยอะๆแบบ outdoor ห้องทำงานขนาดเล็กแบบ team pod ใช้คุยงานสำคัญที่ต้องการโฟกัส หรือ campfire พื้นที่ประชุมที่มีส่วนร่วมได้ทั้งจากทางบ้านและที่ออฟฟิศแบบล้อมวงคุยกัน นอกจากนี้ในเชิงนโยบายยังมีการปรับตัวเลือกให้พนักงานเลือกรูปแบบการทำงานในสัญญาจ้างได้ และมี focused hour ใช้ประชุมงานสำคัญ และ reset days ให้พนักงานไปรีเซ็ตชีวิตรองรับการทำงานแบบใหม่ได้อีกด้วย

‍

หากออฟฟิศยังจำเป็นอยู่ เราจะจัดระเบียบออฟฟิศใหม่อย่างไรดี

เมื่อออฟฟิศไม่ใช่แค่ห้องทำงานอีกต่อไป เราต้องมองให้ออกว่า คุณค่าที่แท้จริงของออฟฟิศอยู่ที่ไหน แล้วลงมือสร้างประสบการณ์ที่ดีและจัดระเบียบใหม่ในทุก touchpoint ให้พนักงาน ไม่ใช่แค่ออกแบบสถานที่ แต่ออกแบบประสบการณ์ที่พนักงานจะได้รับเมื่อเดินเข้ามาที่นี่ กลยุทธ์จะมุ่งไปที่เปลี่ยนจุดอ่อนที่กำลังจะหมดความสำคัญ ให้กลายเป็นจุดแข็งที่ช่วยขับเคลื่อนผลงานขององค์กร ถึงเวลาเปลี่ยนสถานที่ทำงานให้เป็น Employee Experience Center สร้างประสบการณ์ดีๆและสร้างเป็น Enabler ชิ้นสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนผลงานขององค์กรในยุค hybrid workplace วันนี้เรามีแนวทางดีๆมาฝากกัน

1. จัดระบบให้ ‘ง่ายต่อการเข้าออฟฟิศ’

เมื่อการมาทำงานที่ออฟฟิศกลายเป็นเรื่องยาก เราก็ต้องจัดระบบให้ง่ายต่อการมาทำงาน พนักงานหลายคนอไม่ใช่ว่าไม่อยากมาทำงานที่ออฟฟิศ แต่การมาออฟฟิศยากขึ้น ไม่ว่าจะต้องดูแลลูกที่กำลังเรียนออนไลน์ที่บ้าน ความรู้สึกผูกพันที่ต้องดูแลครอบครัวที่ได้กลับมาอยู่ด้วยกันในช่วงเดือนที่ผ่านมา ดังนั้น สิ่งที่ HR พอจะทำได้ คือแปลงข้อจำกัดเหล่านี้ ไปเป็นความช่วยเหลือในแง่ต่างๆ เช่น การเปลี่ยน Child Care Center ในออฟฟิศ ที่เดิมเราแค่มีพี่เลี้ยงและของเล่น เอาไว้ดูแลลูกหลานของพนักงานระหว่างมารอพ่อแม่ทำงานที่ออฟฟิศ ให้กลายเป็นครูพี่เลี้ยงที่คอยดูเด็กเรียนออนไลน์ หรือนำเด็กออกกำลังกายแบบง่ายๆได้ด้วย ตัวอย่างในต่างประเทศ บริษัทต่างๆได้ให้สมาคม YMCA ได้เข้ามามีบทบาทในการให้บริการเรื่องนี้ในสถานที่ทำงาน

2. จัดะเบียบให้ออฟฟิศ ‘มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าที่บ้าน’

อีกหนึ่งเหตุผลที่คนรู้สึกว่า ออฟฟิศไม่จำเป็น เพราะเชื่อว่าการทำงานที่บ้านได้ผลลัพธ์มากกว่า เรื่องนี้อาจจะไม่จริงเสมอไป ถ้าเรามองไปข้างหน้าโดยหาวิธีเพิ่มประสิทธิผลของงานมากกว่าเดิม โดยใช้ประโยชน์จากการมีออฟฟิศ ทำให้เห็นว่า พนักงานทำงานน้อยลง แต่ได้ผลดีขึ้นเมื่อเข้าออฟฟิศ เช่น กำหนดนโยบายให้ใช้เวลาให้น้อยที่สุดในการประชุมที่ออฟฟิศ เพื่อลดการสัมผัสและความแออัดในห้องประชุม ดังนั้น พนักงานจะเตรียมตัวมาเข้าประชุมได้ดีขึ้น อาจมีการแจกเนื้อหาในรูปแบบ Memo อย่างที่ Amazon ใช้ให้อ่านก่อน และพูดคุยเฉพาะเรื่องที่สำคัญๆเท่านั้น ทำให้พนักงานโฟกัสกับงานมากขึ้นระหว่างประชุม  

3. จัดสวัสดิการให้การ ‘ทำงานที่ออฟฟิศเป็นเรื่องเท่าเทียม’

ในเมื่อพนักงานบางส่วนสามารถทำงานที่บ้านได้ และยังได้ทุกอย่างเท่ากัน ทำไมพนักงานบางตำแหน่งต้องถูกบังคับให้เดินทางมาที่ออฟฟิศหรือสถานที่ปฏิบัติงานในพื้นที่เสี่ยงและเสียเวลาชีวิตส่วนตัวด้วย สิ่งเหล่านี้กลายเป็นที่ถกเถียงถึงความแฟร์ขององค์กร แต่เพื่อไม่ให้โอนเอียงไปฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง เราจำเป็นต้องนำ ‘ความคิดสร้างสรรค์’ มาออกแบบรูปแบบค่าตอบแทนและสวัสดิการใหม่ ให้เกิดความเท่าเทียมกันในองค์กร โดยให้รางวัลสร้างการมีส่วนร่วมและแรงจูงใจในการทำงานที่ออฟฟิ เช่น เวลาเดินทาง ต่อไปอาจต้องนับรวมไปในเวลาทำงาน หรือแม้กระทั่งค่าเดินทางที่ต่อไปอาจเป็นสวัสดิการพื้นฐานในบางตำแหน่งที่ต้องเข้าออฟฟิศ

Livecareer ถามคนทำงานว่า จะทำอย่างไรให้พนักงานอยากกลับเข้ามาที่ออฟฟิศอยู่ มีคำตอบมีสิ่งที่เราสามารถหยิบมาใช้ให้เหมาะกับองค์กรได้ อาทิ

> มีโอกาสให้ขึ้นเงินเดือนสูงกว่า จากการทำงานใกล้ชิดกับหัวหน้างาน

> อาหารฟรี กาแฟฟรี ขนมฟรี ใครจะไม่อยากมา

> อยากเข้าออฟฟิศ ถ้ามี paid time off มากกว่าเดิม

> สามารถเบิกค่าเดินทางได้ เพราะหากทำงานที่บ้านก็ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายส่วนนี้

> ตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นกว่าเดิมในออฟฟิศ

> มีมาตรการและสถานที่ที่ปลอด COVID-19

> เก้าอี้ โต๊ะ และอุปกรณ์ที่ดีขึ้นกว่าเดิม ให้น่าทำงานกว่าเก้าอี้ที่บ้าน

> โอกาสและจังหวะในการเข้าสังคมกับเพื่อนร่วมงาน

> แต่งตัวตามสบายได้เหมือนอยู่บ้าน

> เวลาทำงานน้อยลง โดยนับเวลาเดินทางเข้าไปในเวลางานแล้ว

‍

พนักงานบางคน ทำงานได้ดีกว่า เมื่ออยู่ที่บ้าน ในขณะที่พวกเราบางคน อาจทำงานได้ดีกว่าเมื่อเข้าออฟฟิศ HR และหัวหน้างานต่อไปนี้จะต้องมองให้ขาดบาลานซ์ระหว่างกลุ่มคนลักษณะใหม่ (The New Employee Persona) แล้ววางนโยบายที่เหมาะสม ไม่ใช่แค่ put the right man on the right job แต่ต้อง put the right man to the right workplace ในสถานที่ที่เขาทำงานได้ดีที่สุดและมีความสุขที่สุด

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

https://www.foxbusiness.com/economy/most-workers-want-continue-working-from-home-post-pandemic-world

https://www.nber.org/papers/w27612

https://www.livecareer.com/resources/careers/planning/is-remote-work-here-to-stay

‍