Just-in-Time HR: รูปแบบใหม่การบริหารงาน HR หลัง COVID-19

การบริหารงาน HR ในระยะหลังจะเน้นรวมงานและให้บริการแบบเบ็ดเสร็จผ่าน HR Shared Services รวมทั้งพัฒนาเจ้าหน้าที่ HR ที่มีประสบการณ์ รวมเป็นกลุ่มงานที่มีความชำนาญเฉพาะด้าน เรียกว่า Center of Excellence (COE) เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานของ HR Business Partner ในการกำหนดกลยุทธ์การบริหารงานบุคคลร่วมกับผู้บริหารองค์กร แต่ COVID-19 ได้สร้างผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินธุรกิจ  HR จำเป็นต้องทบทวนรูปแบบการทำงานดังกล่าวให้สอดคล้องกับการทำงานในสภาวะปกติวิถีใหม่ที่มีความไม่แน่นอนสูง ที่เริ่มมีการพูดถึงกันมากขึ้น คือ การบริหาร HR แบบทันเวลาและส่งมอบบริการตามความจำเป็น หรือ Just-in-Time HR Model

ความหมายของ Just-in-Time มีที่มาจากระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี เป็นการผลิต และส่งมอบวัตถุดิบ สินค้า หรือบริการ โดยใช้ความต้องการของลูกค้ากำหนดปริมาณการผลิตและการใช้วัตถุดิบในเวลาที่ต้องการ ควบคุมวัสดุคงคลังและระยะเวลารอคอยในกระบวนการผลิตให้น้อยที่สุด  เพื่อขจัดความสูญเปล่าจากการผลิตเกินความต้องการ ซึ่งนำไปสู่ปัญหาต้นทุนและคุณภาพ การนำแนวคิดดังกล่าวมาประยุกต์ใช้ในรูปแบบ Just-In-Time HR ประกอบด้วย

1. การจ้างบุคลากรเมื่อจำเป็น (Just-in-Time Staffing)  เวลาที่องค์กรต้องการจ้างงานชั่วคราวก็สามารถติดต่อ Agency ให้บริการการจ้างงานระยะสั้นตั้งแต่รายชั่วโมง  1-2 วัน  3 – 6 เดือน หรือมากกว่า  1 ปี บริการครอบคลุมการ Matching เพื่อคัดคนที่มีประสบการณ์และทักษะเฉพาะทางที่ตรงกับความต้องการ สามารถทำงานทั้งแบบ On-site และ On-line ตามระยะเวลาที่ยืดหยุ่น รวมทั้งมีการให้ Rating ผลงานที่ผ่านมา ช่วยลดความเสี่ยงเรื่องคุณภาพการทำงาน

2. การเพิ่มประสิทธิภาพงานบริการให้รวดเร็วและมีคุณภาพโดย Outsource งานที่ใช้เวลามาก เช่น เช่าระบบ Cloud-based แทนการดูแล Server จัดเก็บข้อมูล ใช้ระบบประกันสุขภาพแทนคลีนิคในสำนักงาน หรือ ให้เงินพนักงานเลือกซื้อคอมพิวเตอร์ตามความต้องการ (Choose You Own Device – CYOD) แทนการจัดหาให้

3. การทำงานจากบ้าน และหมุนเวียนสลับวันเข้าสำนักงาน จัดที่นั่งแบบไม่ประจำ ช่วยลดค่าเช่าพื้นที่ ที่จอดรถ และค่าสาธารณูปโภค ส่วนการประชุมกลุ่มใหญ่ จะใช้การเช่าห้องประชุมเป็นครั้งคราวเท่าที่จำเป็น

4. การสร้างฐานข้อมูลพนักงานให้ครบถ้วนและเก็บไว้บนระบบ Cloud-based สามารถเรียกใช้ได้ทันที เพื่อวิเคราะห์และจัดทำข้อเสนอสำหรับผู้บริหารตัดสินใจ

5. การกำหนดทีมเฉพาะกิจจากส่วนงานต่างๆ รับผิดชอบในประเด็นสำคัญ สามารถทำงานสอดประสานทั้งองค์กร ให้อำนาจตัดสินใจ และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันที

6. การกระจายอำนาจงาน HR ให้ส่วนงานตัดสินใจได้รวดเร็วภายใต้กรอบที่ยืดหยุ่น เช่น การจ้างงานในระดับตำแหน่งไม่สูงมาก อนุมัติการเดินทาง เลือกหลักสูตรฝึกอบรมภายนอกเอง เป็นต้น

7. การสร้างโอกาสในการเรียนรู้เมื่อจำเป็น พนักงานสามารถเชื่อมต่อเข้ากับแพลตฟอร์มที่ให้บริการ เช่น Ancile Solutions เพื่อศึกษาขั้นตอนการทำงาน และแนวทางการแก้ปัญหา แพลตฟอร์มดังกล่าวจะมีฟังก์ชั่นช่วยค้นหา ระบบคลังข้อมูล และ Wiki Technology ช่วยเปิดโอกาสการเรียนรู้ในสิ่งที่จำเป็นในเวลาที่ต้องการ

8. การให้รางวัลทันทีเพื่อสร้างแรงจูงใจ พนักงานจะตอบสนองด้านบวกต่อคำชมเชย หรือรางวัลที่ให้โดยทันที และมาโดยไม่คาดฝัน เช่น Recognition Card ส่วนตัวจากผู้บริหาร ได้วันหยุดเพิ่มทันทีหลังจากการทำงานหนัก จะช่วยสร้างแรงจูงใจให้พนักงานได้เป็นอย่างดี

การปรับเปลี่ยนรูปแบบจาก HR Shared Services และ Center of Excellence เป็นการบริหารแบบ Just-In-Time HR นอกจากจะสอดคล้องกับการทำงานภายใต้สภาวะปกติวิถีใหม่ที่มีความไม่แน่นอนสูง ยังช่วยให้ผู้บริหารได้เปลี่ยนมุมมอง HR ว่าไม่ได้เป็นแค่หน่วยปฏิบัติงาน (Cost Center) แต่สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายให้องค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญโดยไม่กระทบเป้าหมายการบริหารงาน รวมทั้งยังเป็นการกระจายอำนาจงาน HR ลงไปที่ระดับหัวหน้างานโดยตรง ซึ่งจะช่วยให้การตัดสินใจต่างๆ ภายใต้ข้อจำกัดจากผลกระทบของ COVID-19 ดำเนินต่อเนื่องไปได้โดยไม่ติดขัด

ฐานเศรษฐกิจ Online, 2563.  “Just-in-Time HR รูปแบบใหม่การบริหาร HR หลัง COVID-19", 17 ตุลาคม 2563.

HR Society Magazine, ‘Just-in-Time HR : รูปแบบใหม่การบริหารงาน HR หลัง COVID-19’, ธรรมนิติ. Vol. 18, No 216, หน้า 19 - 22, ธันวาคม 2563

‍