การเป็นผู้นำทีมงานในการทำงานระยะไกล ภายใต้สถานการณ์ COVID-19

เราได้มีการประชุมผ่าน Zoom เสร็จอาจจะหลายครั้งต่อวัน อาจจะทำให้เราใช้เวลาไม่กี่วินาทีมานั่งคิดถึงการเปลี่ยนแปลงของโลกที่แต่เดิมมีการติดต่อแบบตัวต่อตัว แต่ตอนนี้ถูกปฏิเสธโดยสิ้นเชิง และดูเหมือนว่ามันจะเป็นเช่นนั้นไปอีกซักระยะหนึ่ง  ผู้นำขององค์กรต่างๆ อาจจะกำลังเผชิญกับคำถามที่ว่าจะเป็นผู้นำจะบริหารการทำงานจากระยะไกลที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไรในสถานการณ์ของ COVID-19

ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมาแนวโน้มของพนักงานที่ย้ายไปทำงานระยะไกลเพิ่มมากขึ้น ทำให้พนักงานได้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการในการทำงานร่วมกับผู้นำทีมงานระยะไกล แนวโน้มนี้เติบโตขึ้นอย่างทวีคูณเนื่องจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 เมื่อหลายองค์กรได้เปลี่ยนแปลงนโยบายจากเดิมที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนทำงานระยะไกลมาเป็นให้พนักงานทั้งหมดที่ทำงานจากที่บ้าน

‍

การสำรวจพนักงานจำนวน 2,865 คนในสหรัฐอเมริกาของปี 2020 โดย Global Workplace Analytics พบว่า 67% ของพนักงานทำงานจากบ้าน ซึ่งนั่นเป็นเพราะการระบาดของ COVID-19 ครั้งแรก นอกจากนั้นการสำรวจดังกล่าว รายงานเพิ่มเติมว่ามีเพียง 19% ของผู้ตอบแบบสอบถามเท่านั้นที่ต้องการทำงานจากที่บ้านเต็มเวลาในอนาคต เห็นได้ชัดว่าการเปลี่ยนแปลงไม่ได้ราบรื่นสำหรับหลาย ๆ คน

‍

มีการศึกษาวิจัยก่อนหน้านี้ชี้แจงว่าการทำงานของทีมงานระยะไกลเป็นวิธีการที่มีความท้าทายสำหรับทั้งผู้นำและพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล แต่อย่างไรก็ตามความท้าทายที่เกิดขึ้นอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวมากสำหรับทั้งผู้นำและพนักงานที่ต้องทำงานระยะไกลอย่างกะทันหัน การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากสำนักงาน เป็นสภาพแวดล้อมที่เรียกได้ว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน  เป็นไปได้ยากที่จะเตรียมผู้นำให้มีความพร้อมอย่างเพียงพอเพื่อนำไปสู่การทำงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้นำต้องการสร้างความมั่นใจและทำให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกเขาสามารถเข้าถึงสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ในการทำงานจากที่บ้าน เช่น ระบบสนับสนุนอินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้และมีความเหมาะสม คอมพิวเตอร์อินเทอร์เฟซ ซึ่งหมายถึง การเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ที่ถ่ายโอนข้อมูลจากกันและกันได้ การเข้าถึงฐานข้อมูลที่มีการป้องกันไฟร์วอลล์จากระยะไกลหรือแม้แต่สถานที่เงียบ ๆ เพื่อทำงานที่บ้าน  

‍

นอกจากนั้นยังรวมถึงสิ่งที่ไม่ค่อยเห็นอย่างชัดเจน เช่น การเรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรม Zoom หรือการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเพื่อจัดการระดมความคิดเห็นอย่างกะทันหันผ่านระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร การดำเนินการประชุมเชิงโต้ตอบเพื่อแก้ไขปัญหา การรักษาวัฒนธรรมองค์กรและการเปิดใช้งานการอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการ  การสำรวจที่เกิดขึ้นตั้งแต่การเกิด COVID-19 เปิดเผยว่ามีเพียง 46% ของผู้ตอบแบบสอบถามเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงขั้นพื้นฐานของเทคโนโลยีการทำงานร่วมกัน 64% ไม่มีนโยบายการทำงานระยะไกลและมีเพียง 41% เท่านั้นที่เข้าใจบทบาทและลำดับความสำคัญของข้อมูล สิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความตึงเครียดครั้งใหญ่ในองค์กรและผู้จัดการที่อาจมีประสบการณ์น้อยเกี่ยวกับการจัดการระบบการทำงานระยะไกลของพนักงาน

‍

ด้วยเหตุผลหลายประการในการจัดการทีมงานทำงานระยะไกลนั้นแตกต่างจากการจัดการพนักงานในสำนักงานแบบตัวต่อตัว ซึ่งเป็นแบบดั้งเดิม ในขณะที่การทำงานจากที่บ้านก็มีประโยชน์บางอย่างในการทำงาน เช่น ความสมดุลในชีวิตการทำงานที่ดีขึ้น โดยการทำงานจากบ้านสามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องเดินทางไปยังสำนักงาน  นอกจากนี้ยังมีความท้าทายที่พนักงานทำงานจากที่บ้านจะต้องเผชิญ นั่นคือพนักงานอาจจะรู้สึกว่าระดับความไว้วางใจลดลง  หรือรู้สึกว่าการสนับสนุนจากผู้จัดการและองค์กรลดลง อันเป็นผลมาจากการทำงานระยะไกล ยิ่งไปกว่านั้น ในเรื่องของวัฒนธรรมองค์กรที่จะถูกสร้างขึ้นโดยการมีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น  การเสริมสร้างคุณค่าทางวัฒนธรรมองค์กร พบได้จากการมองเห็นป้ายหรือสัญลักษณ์หรือสิ่งประดิษฐ์ของสำนักงาน  แต่การทำงานจากที่บ้านย่อมทำให้การมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานลดน้อยลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  ซึ่งแน่นอนว่าจะส่งผลต่อค่านิยม ความเชื่อและบรรทัดฐานของวัฒนธรรมองค์กร

‍

ในขณะที่มีเพียงไม่กี่องค์กรที่เตรียมพร้อมที่จะช่วยเหลือผู้จัดการในการรับมือกับการทำงานระยะไกล มีงานวิจัยเรื่องทีมงานทำงานระยะไกลที่ทำในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ทำให้ได้ข้อมูลเชิงลึกในเรื่องวิธีการของการเป็นผู้นำทีมงานทำงานระยะไกลที่ช่วยในการจัดระเบียบ สร้างแรงกระตุ้นและสร้างระบบสนับสนุนและวัฒนธรรมที่เข้มแข็งในการบริหารงานพนักงานทำงานระยะไกลให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายคือเรื่องวัฒนธรรมองค์กรของทีมงานในรูปแบบ new normal องค์กรและผู้นำรู้ถึงความสำคัญอย่างยิ่งของวัฒนธรรมองค์กร มันเปรียบเสมือนซอฟต์แวร์ที่กำหนดความเชื่อต่างๆ ขององค์กรเกี่ยวกับวิธีการทำงานของพนักงาน วัฒนธรรมองค์กรสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ผู้นำได้กำหนดเป้าหมายส่วนตัวของพนักงานในทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรผ่านนโยบายและการสนับสนุนขององค์กรและกระบวนการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ  รวมทั้งพฤติกรรมของผู้นำด้วย

‍

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทำให้ต้องเผชิญกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนไป การสร้างวัฒนธรรมการทำงานด้วยการแบ่งปันค่านิยมและความเชื่อกลายเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่งขึ้นสำหรับผู้นำ ในขณะที่โลกของการทำงานเปลี่ยนแปลงไป  ทำให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องมีผู้นำเพื่อรักษาความแข็งแกร่งของวัฒนธรรมองค์กรไม่ให้เปลี่ยนแปลงไป อย่างไรก็ตามการดำเนินการและกิจกรรมต่างๆ พนักงานต้องทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อต่ออายุวัฒนธรรมของทีมงาน ค่านิยม ความเชื่อและบรรทัดฐานโดยปรับให้เข้ากับ new normal ความสำคัญของการต่ออายุนี้เพื่อรักษาวัฒนธรรมที่เข้มแข็ง  ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านเพราะความแข็งแกร่งของวัฒนธรรมสามารถช่วยทดแทนการขาดการสื่อสารกับพนักงานคนอื่นและเป็นตัวเร่งปฏิกิริยาสำหรับการสื่อสารที่แข็งแกร่งภายในทีมงาน

‍

หลังจากเหตุการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ได้สงบลง พนักงานจะสามารถกลับเข้าทำงานในสำนักงานได้เหมือนเดิม แต่ก็มีความเป็นไปได้สูงที่องค์กรจำนวนมาก  จะยังคงมีพนักงานจำนวนมากที่ทำงานจากที่บ้านในอนาคต  ผู้นำต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานได้ใช้เวลาในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความไว้วางใจ เน้นความรับผิดชอบในงาน นำเสนอเป้าหมายการทำงานและรูปแบบของงานที่ชัดเจนเพื่อให้พนักงานในทีมทุกคนเข้าใจ หากพนักงานทุกคนเห็นด้วยกับสิ่งที่พวกเขาพยายามทำให้สำเร็จ  พวกเขาจะเข้าใจถึงความสำคัญและสร้างให้พนักงานในทีมแต่ละคนมีส่วนร่วมในการสร้างโอกาสที่ดีในการทำงานจากที่บ้าน นอกจากนั้นผู้จัดการยังเพิ่มความเชี่ยวชาญในทักษะความเป็นผู้นำที่ทำงานได้ดีในการตั้งทีมงานทำงานระยะไกล

‍

ผู้นำจะต้องมีความสนใจและใส่ใจกับพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่มุมด้านสุขภาพจิตของการอยู่ในทีมการทำงานระยะไกล มีคำกล่าวว่า “ไม่มีใครสนใจสิ่งที่คุณรู้จนกว่าพวกเขาจะรู้ว่าคุณใส่ใจ” การที่ไม่ได้ทำงานในสภาพแวดล้อมแบบตัวต่อตัวในสำนักงาน  แต่เปลี่ยนเป็นการทำงานแบบออนไลน์ ทำให้ยากที่จะทำให้พนักงานในทีมได้รู้สึกและสัมผัสได้ว่าผู้นำมีความใส่ใจทางด้านจิตใจของพวกเขา สิ่งที่สำคัญคือต้องทำโดยใช้เครื่องมือและเทคนิคการสื่อสารทั้งหมด เมื่อพนักงานมีปัญหา พวกเขาต้องการความสนใจจากผู้นำ ผู้นำต้องใช้เวลาเพื่อทำความเข้าใจกับความท้าทายใหม่ ๆ ที่เกิดจากการทำงานนอกสำนักงาน ผู้นำสามารถสร้างวัฒนธรรมองค์กรขึ้นมาใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของพนักงานกลุ่มที่ทำงานจากที่บ้านในปัจจุบันและอนาคต

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ที่มา :  Sean A. Newman, Robert C. Ford. (2021). Five Steps to Leading Your Team in the Virtual COVID-19 Workplace. Organizational Dynamics. 50(1), 1-11.

‍