พุ่งทะยานผ่าน “Productivity” บนพื้นที่ Hybrid Workplace

โลกในยุคนี้หมุนวนกำลังจะครบรอบสองปีที่เราคุ้นเคยกับการทำงานจากที่บ้าน หรือไปไปมามาระหว่างบ้านและที่ทำงานในระหว่างสัปดาห์ ถนนหนทางเริ่มมีรถน้อยลงเนื่องจากผลกระทบของการ lock down บริษัท องค์กร และภาครัฐล้วนแล้วแต่ลุกขึ้นมาปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่แตกต่างจากสิบหรือร้อยปีที่แล้วอย่างสิ้นเชิง ซึ่งนั่นตามมาด้วยคำถามสำคัญสองประการคือ 1.) เราจะกลับไปเหมือนเดิมได้หรือไม่ และ 2.) เราจะสร้าง productivity ที่ดีขึ้นในสภาพการทำงานแบบนี้ได้อย่างไร ซึ่งสำหรับคำถามข้อแรกนั้น หากเราสามารถพิสูจน์คำถามข้อที่สองเกี่ยวกับ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ได้แล้ว ก็จะเป็นการตอบคำถามข้อแรกไปด้วยในตัวเอง

ผลการสำรวจจากหลายสำนักพบว่า พนักงานที่ทำงานแบบ remote คิดว่าตัวเอง flexible และ focus ได้มากขึ้น (ยืดหยุ่นและจดจ่อกับงานได้ดีขึ้น) รวมทั้งชีวิตส่วนตัว สิ่งต่าง ๆ รอบบ้าน รวมไปถึงครอบครัวด้วย ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถตอบได้ว่าสำหรับพวกเขาแล้วนั้น productivity จากการทำงานแบบ remote สูงขึ้นนั่นเอง แต่อย่างไรก็ดี ด้วยกลุ่มสำรวจเดียวกันนั้นพบว่า แม้พวกเขาจะชอบที่ผลลัพธ์ในการทำงานสูงขึ้น แต่ก็ต้องแลกมาด้วย ความคิดสร้างสรรค์ที่ลดลง การคิดค้นนวัตกรรมที่ยากขึ้น รวมไปถึงเรื่องของสภาพจิตใจที่แสนจะโดดเดี่ยว ขาดเพื่อนร่วมงานคอยปรับทุกข์ หรือปรึกษาเรื่องการทำงานนั่นเอง

Karen Mangia ผู้บริหารระดับสูงจากบริษัท SalesForce ให้ข้อสังเกตว่า หากคนเราสามารถบริหารจัดการงานต่าง ๆ ผ่านสถานที่ใดก็ได้ให้เหมาะสมแล้วนั้น ก็จะสามารถรักษาระดับประสิทธิภาพในการทำงานเอาไว้ได้ แต่นั่นหมายถึงคุณจะต้องเลิกพัวพันกับ notebook หรืออุปกรณ์ทำงานของคุณ อย่าให้มันเหมือนป๊อบคอร์น หรือมันฝรั่งถุงที่คุณมักจะหยิบมันมากินเวลารับชม series หรือภาพยนตร์บนจอทีวีนั่นเอง

‍

ให้หัวหน้าช่วยพาเราพุ่งทะยาน

Tsedal Neeley ศาสตราจารย์จาก Harvard Business School ผู้เขียนงานวิจัยเรื่อง Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere ได้ให้คำแนะนำแก่เราว่า ยิ่งการที่เรานั่งทำงานคนเดียวเงียบ ๆ (แม้จะได้ใช้สมาธิในการทำงานเต็มรูปแบบ) แต่การขาดปฏิสัมพันธ์กับผู้คน ย่อมให้ระดับความเชื่อใจ ความผูกพัน และความมีส่วนร่วม หรือ alignment ลดลงอย่างเห็นได้ชัด วิธีการหนึ่งที่เธอนำเสนอคือ การจัดกิจกรรมย่อย ๆ เช่น launch session ที่จะให้หัวหน้างานได้มีโอกาสพูดคุย พบปะ และสร้างพื้นที่ที่ทำให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคนได้มีโอกาส “นำเสนอ” หรือ “เม้ามอย” เกี่ยวกับเป้าหมายในงานของพวกเรา อาจยกเป็นประเด็นปัญหา หรือธรรมเนียมปฏิบัติที่อยากให้เกิดขึ้น เช่น “เรามาเปิดห้องคุยเล่นที่จะแปะแต่รูปขำ ๆ หรือน้องหมาน้องแมวกันเถอะ ให้มันไม่เกี่ยวกับเรื่องงาน” หรือ “เปิดห้องแซวหัวหน้ากันโดยที่ยังมีหัวหน้านั่งขำอยู่ในห้องนั้นด้วย”

‍

ใช้ร่างแยกเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เราไม่ได้หมายถึงให้คุณแยกร่างแบบนินจาหรืออะไรแบบนั้น แต่ให้คุณลองนึกถึงสองคำง่าย ๆ คือ productivity กับ focus โดยใช้สองปัจจัยนี้ในการแบ่งร่างของคุณในการตัดสินใจว่า วันนั้นฉันจะทำงานอยู่กับบ้าน เนื่องจากฉันต้องการสมาธิในการเคลียร์งาน หรือวันนี้ฉันต้องการเข้าไปออฟฟิศเพื่อขอระดมไอเดียจากเพื่อนร่วมงาน หรือต้องการปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น มีงานวิจัยของ Sarah Morrison-Smith และ Jaime Ruiz ที่ระบุว่า แม้การประชุมหรือเสนอไอเดียร่วมกันจากทางไกลก็ตาม สิ่งเหล่านั้นก็จะช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ระยะไกลได้เช่นกัน เนื่องจากผู้คนรอบข้างเราและตัวเราเอง จะต้องพยายามสนับสนุนกันและกันให้เกิด smooth operations ที่สุดระหว่างการทำงานเป็นต้น

‍

วัดในสิ่งที่ควรวัด

หลายครั้งที่เรามักจะมอง “เวลาที่ใช้ในการทำงาน” หรือ “จำนวนเวลา man hour” เป็น Hard KPI ในการวัด productivity แต่สิ่งควรวัดมากกว่ากลับเป็นเรื่องของ “ผลลัพธ์” ที่ออกมา เช่น จำนวนการปิด ticket ข้อร้องเรียน จำนวนการนัดสัมภาษณ์ จำนวนการปิดยอดขาย การเซนต์สัญญา การส่งเอกสารที่ตรงเวลา การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นที่คลังจ่ายสินค้า เป็นต้น นอกจากนี้เรายังควรเพิ่ม soft KPI ในการวัดบางอย่างเข้าไปด้วย เช่น อารมณ์ของเราตอนนี้เป็นอย่างไร มีความเครียดหรือไม่ การมีสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน หรือหัวหน้าเป็นอย่างไรบ้าง เป็นต้น

ในขณะเดียวกัน คนที่เป็น leader เองก็ควรที่จะลอง track สิ่งต่าง ๆ พวกนี้เพื่อเทียบกับ productivity ที่คาดหวังเอาไว้ว่าตรงตามสิ่งที่คิดหรือไม่ด้วยเช่นกัน

อย่างไรก็ตามคำว่า productivity เป็นเรื่องที่ปัจเจกมาก ๆ เพราะคำว่ามีประสิทธิภาพ หรือได้ประสิทธิผลนั้นล้วนแล้วแต่มาจากมาตรวัดที่แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล หน่วยงาน หรือองค์กรต่าง ๆ สิ่งที่อยากย้ำเตือนให้เข้าใจถึงเรื่อง productivity จริง ๆ มากกว่าคือเรื่องของ “การอยู่ในถูกที่และถูกเวลา” งานบางอย่างทำจากที่บ้าน ร้านกาแฟ หรือที่ใด ๆ บนโลกใบนี้ ก็มีค่าเท่ากับต้องเสียเวลาเดินทางเข้าสำนักงานอยู่ดี แต่ในขณะที่บางงานนั้นก็จำเป็นที่จะต้องสละเวลาเพื่อเข้าไปสร้าง collaboration เพื่อเปิดหัวรับไอเดียใหม่ ๆ หรือรับ interaction ต่าง ๆ จากเพื่อนร่วมงานและคนรอบตัวให้ได้ นั่นเอง

‍

อ้างอิง

What Do We Like About WFH? (hbr.org)

Why Teleworkers are More Satisfied with Their Jobs than are Office-Based Workers: When Less Contact is Beneficial: Journal of Applied Communication Research: Vol 38, No 4 (tandfonline.com)

What Mix of WFH and Office Time Is Right for You? (hbr.org)

Figure Out the Right Hybrid Work Strategy for Your Company (hbr.org)

Survey reveals what worked about online work – Harvard Gazette