ติดสปีดงาน HR Operations ด้วย HR Tech

สาเหตุที่องค์กรยังคงต้องการที่จะลงทุนในด้าน HR Tech ก็เป็นเพราะต้องการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารพนักงานด้วยการทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้โดยไม่สะดุด (Work from Anywhere) ซึ่งทำให้ไม่จำเป็นต้องเช่าพื้นที่สำนักงานทำให้ลดค่าใช้จ่ายได้การใช้เทคโนโลยีด้าน HR อีกด้านที่น่าสนใจคือการใช้เทคโนโลยีเพื่อช่วยให้เกิดHuman Centric ของผู้ใช้งานและช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานโดยเฉพาะในเรื่องการพัฒนาด้านการเรียนรู้ให้ตรงจุดกับความต้องการของผู้เรียนซึ่งเป็นด้านที่เทคโนโลยีสามารถช่วยปรับแต่งและทำความเข้าใจผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดีและจากรายงานของ HRM Asia ในปีนี้ ก็พบว่า HR Tech ที่ HR Leader ให้ความสำคัญด้านการพัฒนาทักษะ และการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายให้มีประสิทธิภาพโดยสิ่งที่ HR Leader จะต้องพบกับความท้าทายในการนำเทคโนโลยีมาใช้ในหลายๆ ด้านนอกเหนือไปจากเรื่องการขออนุมัติการลงทุนหรือเงินลงทุนก่็คือการสร้างการยอมรับและการปรับตัวเพื่อใช้เทคโนโลยีทางด้าน HR การตัดสินใจในการลงทุนด้าน HR Tech รวมถึงการวางแผนการทำ HR Technology Transformation ในระยะยาวและมีความสามารถในการเชื่อมโยงให้เกิดความสอดคล้อง

‍

HR ได้รับความคาดหวังจากองค์กรให้ช่วยองค์กรในการวางแผนการเติบโตและให้แนวทางเดินหน้าต่อช่วงที่ธุรกิจอยู่ในช่วงชะลอตัวนอกเหนือจากที่กล่าวข้างต้นว่าจะต้อง Upskills Reskills คนในองค์กรเพื่อให้สอดรับกับธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปแล้วจะต้องลดค่าใช้จ่ายขององค์กรแล้วด้วย ซึ่งงาน HR ที่ต้องมีในทุกๆองค์กร คงหนีไม่พ้นงาน HR Operations ตั้งแต่การสรรหาคัดเลือก เงินเดือนสวัสดิการแรงงานสัมพันธ์ การจัดฝึกอบรม ซึ่งเชื่อว่าทุกๆองค์กร จะต้องมี Function งานเหล่านี้ ไม่อยู่ในคน ๆ เดียวกันทำทั้งหมด ก็แบ่งงานตาม Function ย่อยๆ ส่วนงานอื่นๆที่เป็นงานด้านการพัฒนาองค์กร เช่น การสร้างวัฒนธรรมองค์กรการสร้างความผูกพันของพนักงาน การวางแผนอัตรากำลังคงเป็นที่ให้ความสำคัญระดับองค์กรบางองค์กร สำหรับวันนี้จึงขอเชิญชวนมาแบ่งปันแนวคิดเรื่องการวางมาตรฐานใหม่ และการเพิ่มความรวดเร็วของงานHR Operations ด้วยการใช้ HRTech

แก่นแท้ของงาน HR Operations

ก่อนที่เราจะไปติดสปีดให้กับงานคงจะต้องวิเคราะห์เนื้องานกันก่อนHR Operations เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับ Employee Life Cycle หรือ การเริ่มต้นเข้ามาเป็นพนักงานใหม่และการอยู่ในองค์กร ของพนักงานทุกคน อย่างน้อย ๆ พนักงานทุกคนต้องได้คุยกับ HR ที่ดูแลงานในด้านนี้ซึ่งประกอบไปด้วย

·       งานสรรหาและคัดเลือก (Recruitment Staffing and Retention)

·       งานบริหารจัดการค่าจ้างและค่าตอบแทน (Payroll Administration)

·       งานบริหารจัดการสวัสดิการพนักงาน (Benefits Administration)

·       งานกฎระเบียบวินัย และแรงงานสัมพันธ์ (Employee Relations)

·       งานจัดการฝึกอบรม (Training Administration)

·       งานด้านความปลอดภัยในที่ทำงานและสุขภาพของพนักงาน (Workplace Safety)

เป้าหมายของงาน HR Operations หากได้วิเคราะห์เนื้องานแล้วจะพบว่ามีเป้าประสงค์ของงานดังต่อไปนี้

·      Implementing best HR strategies andpractices พยายามนำนโยบายไปปฏิบัติและสนับสนุนการดำเนินการตามกลยุทธ์ด้าน HR ที่สนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร

·      Developing a sustainable workplace. พัฒนาอย่างยั่งยืนทั้งระบบงานในด้าน HR การบริหารค่าใช้จ่ายการจัดทำงบประมาณ หรือเสนอนโยบายที่เหมาะสมรวมถึงในด้านการพัฒนาพนักงานระยะยาวก็เช่นกัน

·      Ensuring good employee relations การบริหารเรื่องราวร้องทุกข์ความคับข้องใจของพนักงาน ให้พนักงานมีสภาพแวดล้อมความเป็นอยู่ที่เหมาะสมรวมถึงการดูแลพนักงานให้อยู่ในระเบียบข้อบังคับขององค์กร

ยกระดับงาน HR Operations ด้วย HRTech

HR Tech ช่วยให้ทีม HR ลดกระบวนการการทำงานและทำกระบวนการอัตโนมัติในงานที่ต้องทำซ้ำๆ (Routine) เพื่อให้ HR มีเวลาที่จะไปทำงานในเชิงกลยุทธ์ในการทำงานแบบอัตโนมัติเราจะเรียกว่าเป็นการทำ “HR Automation” ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยงานด้าน HR Operations โดยมีเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องที่จะช่วยยกระดับติดสปีดให้กับงาน HR Operations ด้วย HR Automation ได้ ดังนี้

1.    Artificial Intelligence (AI) และ MachineLearning (ML) ทั้ง AI ML สามารถช่วย HRในงานที่ต้องทำซ้ำๆเช่น การค้นหาใบสมัคร การคัดเลือกผู้สมัคร การจัดตารางการสัมภาษณ์ นอกจากนี้ AI และ ML ยังช่วยให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลการบันทึกเวลาของพนักงานเพื่อดูพฤติกรรมการทำงานของพนักงานการตรวจเรื่องข้อบ่งชี้ซึ่งนำไปสู่การตรวจสอบการทุจริตภายในองค์กรได้อีกด้วย

2.   Learning Management System (LMS) ระบบการบริหารจัดการเรื่องการเรียนรู้ทั้งระบบตั้งแต่การลงทะเบียนฝึกอบรม การประเมินผลการฝึกอบรม การเข้าไปเรียนรู้แบบออนไลน์ (E-Learning) ทำให้ลดทั้งงานเอกสารและสามารถช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการได้แบบตามความต้องการ

3.   Virtual and Augmented Reality (VAR) จะเน้นการช่วยในเรื่องของการเรียนรู้เสมือนจริงและช่วยให้ประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีกับผู้เรียนและพนักงานสามารถเข้าไปเรียนรู้ได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องมีผู้สอน

4.   Cloud-Based HR Systems การทำให้ผู้ใช้งาน คือพนักงานสามารถเข้าระบบต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง และเหมาะกับ Remote Worker ซึ่งทำงานอยู่นอกสถานที่ช่วยเพิ่มประสบการณ์ให้กับผู้ใช้บริการ และทำให้การใช้กระดาษ การกรอกแบบฟอร์มต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงาน HR Operations ลดลงไปได้มากทำให้ไม่เสียเวลาในการตรวจสอบเอกสารที่เป็น Hard Copy เพราะได้มีการกำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบเพื่อให้ระบบเป็นผู้ตรวจสอบไว้แล้ว

5.   Mobile HR Applications เช่นเดียวกับข้อก่อนหน้าเนื่องจากพนักงานปัจจุบันเข้าถึงกาารใช้งาน Application ได้เป็นส่วนใหญ่การออกแบบระบบต่างๆ จึงควรมองถึงการใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือ เพื่อให้ผู้ใช้เกิดความสะดวกสบายเข้าถึงได้ง่าย และมีประสิทธิภาพในการใช้งานไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

เมื่อคิดที่จะนำ HR Tech ไปใช้กับองค์กรของเราสิ่งแรกที่ควรคำนึงถึงคือเรื่องของบริบทถ้าองค์กรเคยมีแบบฟอร์มจำนวนมากการที่จะปรับให้คนมาใช้ทุกอย่างบนระบบคงจะเป็นไปได้ยากอาจจะค่อยๆเริ่มทำบางกระบวนการไปก่อนจึงควรพิจารณาถึงเรื่องงบประมาณที่สามารถลงทุนได้ Solutionที่เลือกมันพอเหมาะพอเจาะกับองค์กรของเราไม่จำเป็นต้องเป็น Solution ระดับต้นของประเทศก็ได้และควรพิจารณาในบริบทขององค์กรของคุณว่าเรื่องใดเร่งด่วนและควรนำ HR Tech เข้ามาช่วยพัฒนางาน และทำให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายเห็นผลสัมฤทธิ์และพร้อมที่จะสนับสนุนทุกๆ HR Tech Solution ที่จะทำในอนาคตต่อไป

ก่อนที่จะจากกันสำหรับท่านที่กำลังมองหา HR Tech Solution  แล้วอยากจะลองเปรียบเทียบและรู้จักกับ Solution ต่่างๆในท้องตลาด ขอเชิญพบกับงาน Thailand HR Tech Conference & Exposition 2023 ทีมาในธีม EverythingEverywhere Augmented ในวันที่ 14-15 มิถุนายน 2566 เวลา 8:00 น. - 17:00 น. ณรอยัลพารากอน ฮอล์ล ชั้น 5 สยามพารากอน ท่านจะได้พบกับงาน Conference ที่จะพูดถึงเรื่องของ HR Tech การออกบูธของผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่ตอบโจทย์งาน HR ด้านต่างๆและกิจกรรมที่น่าจะเป็นประโยชน์กับผู้เข้าร่วมงาน ขอเชิญไปรับชมกันนะครับ

ที่มา

HR techtransformation priorities and challenges in 2023 - HRM Asia

GartnerIdentifies Top Four HR Investment Trends for 2023 - Gartner

HRTechnology Trends : Leveraging Technology to Streamline HR Operations : The HRDigest

HR TechPrimer: An In-Depth Guide To HR Operations - Tech Series

HROperations: 5 Proven Ways to Improve Any HR Team - Primalogik

HR needsbetter and integrated tech - Unleash.ai