มองไปทางไหนตอนนี้ก็มีแต่คนพูดถึงเทคโนโลยี ทั้งในกระบวนการทำงานต่างๆ จะทำอะไรก็ต้องให้ Disruptive ให้ธุรกิจสามารถเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน แม้แต่ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เอง ก็มีการนำ HR Technology หรือก็คือ การนำเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อช่วยลดขั้นตอนที่ซับซ้อนยุ่งยากจากการทำงาน โดยปรับให้กระบวนการทำงานทั้งหมด หรือกระบวนการทำงานโดยส่วนใหญ่ กลายเป็นระบบดิจิทัล เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานนั้นให้มีความรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล รวมไปถึงการแบ่งแยกและจัดเก็บข้อมูลที่ครอบคลุม และใช้ประโยชน์ได้สูงสุด
และหากจะนึกถึงโปรแกรม Software หรือแพลตฟอร์มที่นำมาใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้นมีมากมายมาช้านานแล้วตั้งแต่ Platform สำหรับการเก็บข้อมูลพนักงาน Platform สำหรับการคัดเลือกคนเข้าทำงาน Platform สำหรับการบริหารจัดการด้านเงินเดือนPlatform สำหรับการบริหารจัดการเกี่ยวกับวันลา หรือ Platform สำหรับงานที่มีความละเอียด และเป็น Routine มากๆ เช่น ระบบประกันสังคม ระบบการบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานตามเวลา เป็นต้น
ทั้งนี้ในปัจจุบันองค์กรระดับยักษ์จนถึงระดับใหญ่ต่างก็มีการนำ HR Tech มาใช้ในกระบวนการงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้งสิ้นซึ่งแม้จะมีความยากในการนำมาใช้จริงในองค์กรอยู่บ้างแต่ด้วยทุนและทรัพยากรขององค์กรระดับยักษ์ใหญ่นั้นเปิดโอกาสให้มีการลองผิดลองถูกได้มากกว่าองค์กรระดับเล็กถึงกลางอย่างมากไม่ว่าจะเป็นในแง่ของทรัพยากรเรื่องเงินทุนที่สามารถมีเงินทุนเพียงพอที่จะทดลองโปรแกรม หรือ Platform ต่างๆที่น่าสนใจและคัดเลือกจนได้ Platform ที่ตอบโจทย์กับองค์กรได้ตลอดจนองค์กรขนาดยักษ์ใหญ่สามารถมีทรัพยากรมนุษย์ที่มีจำนวนเพียงพอที่จะสามารถอุทิศเวลาและความตั้งใจในการปรับเปลี่ยนระบบอย่างจริงจังจะเห็นได้จากการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลหลายองค์กรจะทำการจัดตั้ง PMO Office หรือ Project Management Office เพื่อทำการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงนั้นให้เป็นจริงเพราะการที่จะฝากโครงการที่จะเปลี่ยนกระบวนการทำงานทาง HR หรือ Digital Transformation ส่วนใดก็ตามหากไม่ได้มีกลุ่มคนที่ดูแลโดยเฉพาะจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้ยากมาก ซึ่งมีสถิติเปิดเผยโดย Pulse of Profession 2021 by PMI ซึ่งสำรวจผู้ทำงานในสายอาชีพผู้จัดการโครงการมากกว่า 3,000 คนทั่วโลก พบว่ามีโครงการมากกว่าร้อยละ 42 ที่ไม่สามารถดำเนินการให้จบภายในระยะเวลาที่กำหนด และมากกว่าร้อยละ 36ใช้งบเกินกว่าที่ประเมินไว้ฉะนั้นการเปลี่ยนแปลงจากองค์กรขนาดใหญ่จึงสามารถปรับเปลี่ยนได้ง่ายกว่าจากการที่มีทรัพยากรทั้งเงินและกำลังคนที่ลงทุนและลงแรงกับเทคโนโลยีนั้นๆได้เต็มที่นั่นเอง
แต่ทั้งหมดนี้ไม่ได้หมายความว่าองค์กรขนาดกลางและขนาดเล็กจะไม่มีสิทธิ์ที่จะนำ HR Tech ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพได้เลยหากแต่กลุ่มองค์กรขนาดกลางและเล็กนั้น มีความจำเป็นที่จะต้องใช้กลวิธีสักเล็กน้อยในการดำเนินการเพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรในวิธีการที่ต่างออกไปเพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนเอา HR Tech ไปใช้งานจริงกับองค์กรให้มีประสิทธิภาพอย่างที่ตั้งใจไว้
การนำ HR Tech ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดอันที่จริงแล้วก็คือการที่เราจะปรับระบบงานของ HR ให้เปลี่ยนร่างเป็นแบบ Digital มากขึ้น หรืออาจจะเรียกได้ว่าเป็นการทำ Digital Transformation แบบย่อมๆก็ว่าได้ ซึ่งในการที่จะปรับเปลี่ยนองค์กรให้ใช้ HR Tech ได้อย่างมีประสิทธิภาพจะมี 3 ขั้นตอนด้วยกันที่จะต้องดำเนินการ
ขั้นตอนแรก คือ การ Modernization หรือการทำกระบวนการและ Function งานให้ทันสมัย ก่อนที่จะนำโปรแกรมหรือ HR Tech ใดๆก็ตามมาลงมาปรับใช้กับองค์กร จำเป็นที่จะต้องปรับกระบวนการทำงานของ HR ให้สอดคล้องเข้ากับเทคโนโลยีที่มีด้วย เพื่อให้สามารถนำ HR Tech ที่ลงทุนลงแรงมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งกระบวนการนี้เป็นกระบวนการที่มักจะถูกมองข้ามไปก่อนอยู่บ่อยครั้งเพราะการเปลี่ยนแปลงมาใช้ HR Tech บ่อยครั้งนั้น มักจะเริ่มจากการได้เทคโนโลยีที่สนใจแล้วค่อยมาพิจารณาเรื่องอื่นๆ ตามมาเป็นลำดับถัดไป แต่ความจริงแล้วหากต้องที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงให้ได้ประสิทธิผลอย่างเต็มที่และยั่งยืนนั้นจำเป็นที่จะต้องให้มีการไตร่ตรองถึงกระบวนการทำงาน และ Reprocess ให้การทำงานนั้นง่ายลง ไม่เช่นนั้นการที่องค์กรลงแรง ลงเงินใช้ HR Tech อาจจะแค่โยกย้ายระบบที่แสนโบราณขึ้นไปทำบนคอมพิวเตอร์หรือบนแอพพลิเคชั่นเพียงเท่านั้น
ขั้นตอนที่สอง คือ การนำสร้างการเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีใหม่ให้ถ้วนทั่ว กล่าวคือการนำ HR Tech ไปใช้ไม่ใช่เพียงแต่ว่าย้ายกระบวนการไปอยู่บนออนไลน์เท่านั้น แต่ควรจะต้องมี Mindsetและวิธีคิดที่สนับสนุนการนำ HR Tech เราไปใช้ด้วยยกตัวอย่างเช่น มี Platform เกี่ยวกับการดูแล Employee Experience ของพนักงานก็ควรจะต้องมีการปลูกฝังคนในองค์กรให้มีทักษะและมีความเชื่อในการที่แต่ละคนสามารถดูแลเรื่องต่างๆของตัวเองได้ มีทักษะมีความรู้ด้าน Digital สามารถใช้เทคโนโลยีใหม่ๆรวมไปถึงเปิดใจให้ยอมรับ HR Tech ใหม่ๆที่ต้องดูแลตนเองในระบบ Employee Self Services ด้วย อาจจะกล่าวได้ว่าขั้นตอนนี้คือการสร้างให้คนในองค์กรเรียนรู้ในการใช้ประโยชน์จาก HR Tech ประเภทต่างๆที่องค์กรเลือกใช้งานก็ว่าได้ซึ่งการเรียนรู้นี้เป็นตัวกำหนดทิศทางและความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง และการนำ HR Tech ไปใช้เลยก็ว่าได้
ขั้นตอนสุดท้าย คือ การสร้างความคุ้นเคยใหม่ให้กับองค์กร ความยากที่แท้จริงในการนำ HR Tech เข้ามาใช้ในองค์กรให้ได้ประสิทธิภาพคือการที่ HR Tech นี้จะต้องกลายเป็นความปกติใหม่ขององค์กร ที่คนในทีม HR เองก็ต้องคุ้นเคยเพียงพอที่จะใช้ประโยชน์ต่อได้ในขณะเดียวกันพนักงานก็ต้องคุ้นเคยพอที่จะใช้ชีวิต และมีประสบการณ์อยู่บน Platform ใหม่ที่องค์กรได้นำเข้ามาซึ่งในข้อนี้นั้น ผู้นำ ทั้งผู้นำในทีม HRเองและผู้นำในทุกระดับขององค์กรเป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญที่จะช่วยสร้างความคุ้นเคยนี้ให้เกิดขึ้นจริงซึ่งจะเป็นแรงผลักดัน และสนับสนุนให้ HR Tech ที่นำมาใช้นั้นสำเร็จและปัง อย่างที่ตั้งใจเอาไว้
นอกจากขั้นตอนในการปรับใช้3 ขั้นที่กล่าวมาขั้นต้นแล้วการนำ HR Tech ไปใช้สำหรับองค์กรขนาดกลางและเล็กนั้นยังมีอีก5 ตัวแปรสำคัญที่จะต้องพิจารณาและดำเนินการให้เหมาะสมกับขนาดของบริษัท ดังนี้
1) Platform – จำเป็นที่จะต้องพิจารณาว่า Platform หรือโปรแกรมที่เรากำลังจะเอาเข้ามาใช้นี้สนับสนุนเราในเรื่องอะไรสามารถสร้างประโยชน์อะไรกับองค์กรได้บ้าง มีผลในวงกว้างหรือไม่หรือมีผลเพียงแค่คนบางกลุ่ม ซึ่งถ้าหากเป็นองค์กรที่มีขนาดไม่ใหญ่นักลำดับแรกๆที่เราอาจจะพิจารณามาใช้ก่อนอาจจะต้องเป็นเทคโนโลยีที่สนับสนุนคนได้ทั้งองค์กรหรือสนับสนุนวิธีการทำงานโดยรวมขององค์กรเพื่อให้เห็นผลได้ชัดเจนและต่อยอดได้ในอนาคต
2) Budget - ข้อนี้ทุกๆคนตระหนักกันอยู่แล้วสำหรับองค์กรที่มีขนาดไม่ใหญ่นักเรื่องงบประมาณเป็นเรื่องที่สำคัญและต้องพิจารณาเพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงนี้ซึ่งหากองค์กรยังไม่มีงบประมาณในการเปลี่ยนแปลงใหญ่ๆ เราอาจจะเริ่มต้นจากการทำด้วยPowerapp หรือ Low Code เขียนเล็กๆเพื่อมาเป็นจุดเริ่มต้นให้คุ้นเคยและตระหนักถึงกระบวนการก่อนแล้วหากได้ผลดีค่อยนำไปขยายผลต่อไป
3) Process – กระบวนการเป็นเรื่องสำคัญอย่างที่อ้างถึงไปแล้วตั้งแต่ในเรื่องของขั้นตอนการที่จะนำเทคโนโลยีมาใช้ควรตั้งต้นจากกระบวนการก่อนเป็นสำคัญแล้วจึงค่อยขยับไปเป็นเรื่องการนำเทคโนโลยีมาใช้ เพื่อให้ได้ประโยชน์จริงๆไม่ใช่แค่ขั้นตอนเดิมที่ทำได้ยากขึ้น
4) People - การใช้ HR Tech จะมีผลดีได้ก็ต่อเมื่อคนยอมรับและใช้จริงๆดังนั้นการสร้าง buy-inและการติดอาวุธทักษะในการใช้งานเทคโนโลยีจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงได้จริงๆ นอกจากนี้หากองค์กรเล็กๆอาจจะไม่สามารถแยกคนมาทำ PMO เพื่อบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงได้ ก็อาจจะใช้วิธีการหาคนที่มี Passion อยากจะร่วมเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อมาเป็นแนวร่วมในการนำ HR Tech มาใช้ประโยชน์จริงในองค์กรเพื่อให้มีแรงส่งและแรงหนุนนอกเหนือจากทีม HR กันเองก็จะทำให้สามารถขับเคลื่อนความเปลี่ยนแปลงได้ดียิ่งขึ้นไปอีก
5) Risk Management –ทุกเทคโนโลยีที่นำมาใช้บางครั้งก็อาจจะก่อปัญหาที่ไม่เคยได้เจอหรือไม่เคยคาดคิดมาก่อน ยกตัวอย่างเช่น การนำ ESS Online มาใช้ บางครั้งก็อาจจะเจอ Bug หรือการหลุดรั่วของข้อมูลในการเริ่มใช้งานเบื้องต้นฉะนั้นก่อนที่จะนำเทคโนโลยีลงมาประยุกต์ใช้ จำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงความเสี่ยงและหาวิธีป้องกันเอาไว้ล่วงหน้า เพื่อลดความผิดพลาดและที่สำคัญสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ใช้ระบบซึ่งก็คือพนักงานของเราอันเป็นพื้นฐานในการเปลี่ยนแปลงมาใช้ HR Tech ให้สำเร็จอีกด้วย
จะเห็นได้ว่าแม้องค์กรขนาดเล็กจะมีข้อจำกัดหลายๆด้านในการใช้ HR Tech ในองค์กรแต่ก็ไม่ใช่เหตุผลที่องค์กรขนาดเล็กจะปฎิเสธเทคโนโลยีกลับกันจะต้องใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในการเพิ่มความสามารถในการดูแลพนักงานด้วยงบประมาณที่จำกัดลงด้วยซ้ำไป จึงเป็นหน้าที่ของเหล่า HR อย่างเราๆที่จะต้องหาสูตรการเปลี่ยนแปลงในฉบับของเราเองที่จะสามารถนำ HR Tech มาพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานเราให้ได้จริงๆและเกิดประโยชน์จริงๆ อย่างที่ตั้งใจ
Ref.
https://hbr.org/2023/05/how-midsize-companies-can-drive-digital-transformation%E0%B8%83
https://hbr.org/2022/09/3-stages-of-a-successful-digital-transformation
.svg)
